Forms は、作成したフォームを公開し、アンケートや簡易的なテストを行うことができます。公開範囲を指定したり、無記名のアンケートを取ったりできるため、目的に合わせて活用しましょう。
ここでは、Forms のフォームの公開方法についてご説明します。
作成したフォームを公開する方法についてご説明します。
※フォームの作成方法は、下記の記事をご覧ください。
【Microsoft Forms】シンプルで直感的！簡単にフォームを作成しよう！
Forms のトップ画面にある、「すべての自分のフォーム（図中①）」と書かれたリンクをクリックします。
表示されるフォームの一覧から、公開したいフォームをクリックします。
上部のメニューバーにある「共有（図中②）」と書かれたボタンをクリックすると、右側に画面が表示されます。「回答の送信と収集（図中③）」と書かれたエリアで共有の設定を行います。
まず、共有の範囲について設定します。
共有の範囲には、3 つのオプションがあります。
1 つ目のオプションは、「すべてのユーザーが返信可能」です。これは URL を知っていれば組織外の人でも回答ができます。お客様に対するアンケートや社外の人が参加するイベント等でアンケートを取りたいときに選択します。
2 つ目のオプションは、「自分の所属組織内のユーザーのみが回答可能」です。これは自分の組織内のユーザーのみが回答できます。社員満足度調査のように全社員からアンケートを取りたいときに選択します。
3 つ目のオプションは、「自分の所属組織内の特定のユーザーが返信可能」です。これは自分の組織内の特定ユーザーのみが回答できます。部門のメンバーやプロジェクトのメンバーに限定してアンケートを取りたいときに選択します。
Forms の画面では、「回答の送信と収集」と書かれた下のアイコンを選択して、表示されるリストから選択してください。「自分の所属組織内の特定のユーザーが返信可能（図中④）」を選択した場合、ユーザーやグループの一部を入力すると、候補が表示されるので選択します。
次にリンクを設定します。
URL が記載されている右にあるコピーボタン（図中⑤）をクリックすると、URL がコピーされるので、メールや Teams 等に貼り付けて、アンケートを依頼しましょう。この URL は長いため、短い URL を設定したい場合は、「URL を短縮（図中⑥）」と書かれた左にあるチェックボックスにチェックを入れると短い URL が発行されます。
またセミナー等のイベントで URL を伝えづらい場合は、「QR コード（図中⑦）」と吹き出しが出るアイコンをクリックすると QR コードを発行することができます。Web サイト等でフォームを公開したい場合は、「埋め込み（図中⑧）」と吹き出しが出るアイコンをクリックすると Web サイトに埋め込むためのコードを発行することができます。「メール（図中⑨）」と吹き出しが出るアイコンをクリックすると件名が入り、メール本文に URL が入ったメールが表示されるので、宛先や本文を修正して送ることができます。
無記名のアンケートや公開期間の指定、回答時の通知等を設定することができます。
意見を募集するようなアンケートの場合、誰が回答したのかわかると回答しづらいことがあります。このような場合は、無記名のアンケートを設定し、回答する人に対しても「無記名のアンケートなので、安心してご意見をください。」と伝えましょう。
Forms のトップ画面にある、「すべての自分のフォーム（図中①）」と書かれたリンクをクリックします。
表示されるフォームの一覧から、設定したいフォームをクリックします。
上部のメニューバーにある「その他のフォームの設定（図中②）」と吹き出しが出るアイコンをクリックすると、メニューが表示されます。メニューの中から「設定（図中③）」を選択すると、右側に設定画面が表示されます。なおこのセクションは、すべてこの設定画面に関する説明になります。
設定画面の一番上にある「このフォームに入力できるユーザー（図中④）」と書かれたエリアでも、共有範囲の設定ができるのですが、「自分の所属組織内のユーザーのみが回答可能（図中⑤）」または「自分の所属組織内の特定のユーザーが返信可能（図中⑥）」が選択されている場合、「名前を記録（図中⑦）」というチェックボックスが表示されます。このチェックを外すと、回答した人の「メール」と「名前」が記録されなくなります。
回答数の割合を知りたいようなアンケートの場合、何度も同じ人が回答すると意味がなくなります。このような場合は、回答を 1 人につき、1 回のみに制限することができます。
設定画面の一番上にある「このフォームに入力できるユーザー（図中⑧）」と書かれたエリアでも、共有範囲の設定ができるのですが、「自分の所属組織内のユーザーのみが回答可能（図中⑨）」または「自分の所属組織内の特定のユーザーが返信可能（図中⑩）」が選択されている場合、「1 人につき 1 つの回答（図中⑪）」というチェックボックスが表示されます。このチェックをつけると、回答を 1 人につき、1 回のみに制限することができます。
回答結果を集計したいようなアンケートの場合、集計後にアンケートに回答されて困ることがあります。このような場合は、回答できる期間を設定することができます。
設定画面の中ほどにある「回答のオプション（図中⑫）」と書かれたエリアにある「開始日（図中⑬）」や「終了日（図中⑭）」というチェックボックスにチェックをつけると日時を指定することができます。また日時の指定を行わなくても、「回答を受け付ける（図中⑮）」というチェックボックスのチェックを外すと、回答の受付を止めることができます。
簡易テストで合格するまで同じテストを実施するような場合、質問と回答の順番を覚えてしまい、テストの意味がなくなることがあります。このような場合は、質問をシャッフルすることができます。
設定画面の中ほどにある「回答のオプション（図中⑯）」と書かれたエリアにある「質問をシャッフル（図中⑰）」というチェックボックスにチェックをつけ、「すべての問題（図中⑱）」を選択すると、回答のたびにすべての質問をシャッフルすることができます。また「問題をロック（図中⑲）」を選択すると、一部の質問は順番を固定化し、その他の質問をシャッフルすることができます。
セクションにより複数ページに分かれる長いアンケートや簡易テストの場合、回答者はボリュームがわからず負担に感じることがあります。このような場合は、進行状況を表示することができます。
設定画面の中ほどにある「回答のオプション（図中⑳）」と書かれたエリアにある「進行状況バーの表示（図中㉑）」というチェックボックスにチェックをつけると、現在のページと全体のページ数を表示することができます。
回答が完了したとき、「回答が送信されました。」というメッセージが表示されます。依頼するアンケートによって、このメッセージを変更したいことがあります。このような場合は、お礼のメッセージをカスタマイズすることができます。
設定画面の中ほどにある「回答のオプション（図中㉒）」と書かれたエリアにある「お礼のメッセージをカスタマイズ（図中㉓）」というチェックボックスにチェックをつけると、メッセージを変更することができます。
セミナー等の受付フォームとして活用する場合やお問い合わせフォームとして活用する場合、申し込みをした人が登録した内容を後から確認できるようにしたいことがあります。このような場合は、確認メールを受信したり、登録した内容を PDF で保存できるようにしたりすることができます。
設定画面の一番下にある「応答の受信確認（図中㉔）」と書かれたエリアにある「送信後に応答の受信を許可する（図中㉕）」というチェックボックスにチェックをつけると、回答後に「自分の回答について確認メールを受け取る」というチェックを選択できるようになり、「回答の PDF を印刷または入手する」というボタンが表示されるようになります。
お問い合わせフォームとして活用する場合、お問い合わせがあったことを通知してほしいことがあります。このような場合は、メールで通知を受け取ることができます。
設定画面の一番下にある「応答の受信確認（図中㉖）」と書かれたエリアにある「各回答の通知をメールで受け取る（図中㉗）」というチェックボックスにチェックをつけると、回答後にメールで通知を受け取ることができます。
今回は、Forms のフォームの公開手順と利用シーンに応じた設定について詳しく説明しました。フォームのアクセス方法や共有設定、無記名アンケートや回答制限、期間制限、質問のシャッフル、進行状況表示など様々なカスタマイズを行い、目的に合わせた範囲で公開が出来ます。
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