Microsoft Forms は、簡単にフォームを作成でき、集計できる Microsoft が提供しているアプリです。Forms を活用することにより、社内でアンケートを取ったり、簡易的なテストを行ったりすることができます。本記事では、Microsoft Forms の利用シーン別、活用方法についてご説明します。
●この記事の目次
Forms の魅力
Forms の魅力は、上述したとおり簡単にフォームを作成したり、集計できる点です。たとえば、社内でアンケートをする場合、ビジネスチャットを用いる企業は多いですが、全社員の意見を集計するにはビジネスチャットは不向きです。また、部門担当者に質問をしたい場合なども、個別にチャットで問い合わせをすると、多くの質問者がひとりの担当者に問い合わせるため、膨大な質問の整理に追われてしまうということもよく耳にします。そのような場合、Forms でアンケートを作成すれば回答の集計も簡単に行うことができます。お問い合わせについても、Forms で窓口を1つにすれば解決することができるなど、さまざま利用シーンで活用することができます。では、それぞれの利用シーンについてご説明します。
Forms の利用シーン
Forms は、以下のような利用シーンで活用することができます。
社員に対するアンケート
Forms で作成したフォームは、社員からアンケートを取りたいときに活用することができます。例えば、社員満足度調査のように全社員からアンケートを取りたい場合や、プロジェクトのメンバーに限定して意見を募りたい場合に活用することができます。
● 社員満足度調査
● 意見募集
お客様に対するアンケート
Forms で作成したフォームは、外部に公開することができるため、お客様に対するアンケートに活用することができます。例えば、セミナーやイベントを実施した後のアンケートや、商品やサービスを購入したお客様に対するアンケートに活用することにより、お客様の声を集め、改善に役立てることができます。
● セミナーやイベント後のアンケート
● お客様満足度アンケート
お問い合わせフォーム
人事部や経理部等の管理部門は、社員からの問い合わせを受けることが多いです。このようなお問い合わせを受け付ける窓口として、Forms で作成したフォームを活用することができます。お問い合わせ対応を行うために必要な情報をフォームで準備することにより、スピーディーな対応が可能になります。
● 社員から管理部門に対するお問い合わせ
イベント開催
多くの人が参加する研修やイベントを開催する時に、参加者を受け付けたり、スケジュールを調整したりできます。例えば、部門の飲み会を開催する時に候補日を送り、ダメな日を確認することにより、スケジュール調整が楽になります。
● 参加者募集
● スケジュール調整
簡易テストの実施
研修を実施した後に理解度をチェックするために簡易テストを実施することができます。テスト結果はリアルタイムで集計することができるため、研修の中でテストを実施し、理解度が不足している部分に対して補足の説明を行う、といったことが可能になります。
● 理解度チャック
Forms でできること
Forms は、フォームを作成し、作成したフォームを公開し、データを収集し、集計することができます。
フォーム作成は、質問と回答方法を自由に設定することができます。回答方法は、選択肢やテキスト、日付の他に評価、ランキング、ファイルアップロード等を選択することができます。
フォーム公開は、公開範囲を設定して公開することができます。公開範囲は、「社外もOK」「社内のみ」「社内の特定ユーザー」の3パターンから選択できます。
データ収集は、フォームに登録された情報をExcelでダウンロードすることができます。ダウンロードされるデータには、回答の開始時刻や完了時刻が自動で登録されます。また社内に公開したフォームではメールアドレスや名前も登録されます。
集計は、登録されたデータを基に、グラフを自動生成されます。円グラフや棒グラフで表示されるため、直感的に回答比率がわかります。
まとめ
今回は、Forms の魅力、基本機能についてご紹介しました。Forms は、Microsoft 365 のアカウントがあればすぐにでも始めることができます。また、SharePoint で作成した社内ポータルサイトに埋め込むことが可能です。社内のお問合せフォームやアンケート・収集、情報管理を作成し、社内の情報を共有しながら迅速に意思決定できるので、業務効率化が図れるのではないでしょうか。
Microsoft 365 を導入していても、まだ活用しきれていないなどのお悩みがあれば、ぜひ、弊社へお問い合わせください。Microsoft 365 の導入から業務改善までご支援します。
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