ビジネスシーンでのファイル共有ツールとして、Microsoft の「SharePoint」をご存知でしょうか？多くの企業がファイル管理に悩む中、効率的な情報共有の仕組みが求められています。
本記事では、SharePoint の特徴や他の Microsoft 製品との違い、そして実践的な活用法まで解説します。これを読めば、あなたの組織に最適なファイル共有方法が明確になり、業務効率の向上につながるでしょう。
●この記事の目次
- SharePoint の特徴とは
1-1. SharePoint のファイル共有の機能 - どんな場合に SharePoint の共有フォルダを選ぶべきか
2-1. チーム規模による選択基準 - SharePoint の使い方・ファイル共有の手順
3-1. 共有フォルダの作成方法
3-2. アクセス権限の設定方法 - SharePoint 使用のメリット・デメリット
4-1. メリット
4-2. デメリット - SharePoint と OneDrive とのフォルダ共有の違い
5-1. OneDrive のファイル共有方法
5-2. OneDrive のメリット - SharePoint と Teams とのフォルダ共有の違い
6-1. Teams のファイル共有方法
6-2. Teams のメリット・デメリット - SharePoint での共有に適したファイルとそうでないファイル
7-1. 共有に向いていないファイル
7-2. 共有に向いているファイル - SharePoint の共有フォルダの効果的な使い方
8-1. ファイルを素早く見つけるための方法
8-2. アクセス権限を最適化してセキュリティを高める方法 - 最適なファイル共有方法の選び方
- SharePoint に関するご相談は SGプラスまで
SharePoint の特徴とは
SharePoint は、Microsoft 365 に含まれるウェブベースの共同作業プラットフォームです。単なるファイル保存場所ではなく、ドキュメント管理、コラボレーション、イントラネット構築などの機能を持つ多目的ツールです。
特に大規模な組織では、SharePoint が持つ柔軟な権限設定とコンテンツ管理機能により、部門を超えた情報共有が可能になります。また、クラウドベースでありながら、オンプレミス（自社サーバー内）での運用も選択できる点が特徴的です。
SharePoint のファイル共有の機能
SharePoint のファイル共有機能には以下の5つの特徴があります。
- バージョン管理機能：ファイルの変更履歴を自動で記録し、以前のバージョンへの復元が簡単にできます。
- メタデータとタグ付け：ファイルに詳細な属性情報を追加でき、分類や検索が容易になります。
- 共同編集：複数のユーザーが同時に同じドキュメントを編集できるため、リアルタイムでの協働作業が可能です。
- チェックイン・チェックアウト：編集中のファイルをロックして、他のユーザーによる上書きを防止できます。
- 高度な検索機能：コンテンツ内の文字まで検索できるため、必要な情報をすぐに見つけられます。
これらの機能により、SharePoint は単なるファイル保存場所ではなく、組織内の知識共有プラットフォームとして機能します。
どんな場合に SharePoint の共有フォルダを選ぶべきか
SharePoint を選ぶべき主なシーンは以下の通りです。
- 複数部門にまたがるプロジェクトでの情報共有
- 厳格なアクセス制御が必要なドキュメント管理
- 社内ポータルやナレッジベースの構築
- ワークフローを含む業務プロセスの自動化
特に多くの従業員が関わる複雑なプロジェクトでは、SharePoint のドキュメント管理機能がチームの生産性を大きく向上させることができます。また、規制の厳しい業界では、SharePoint の監査機能とセキュリティ設定が法令遵守をサポートします。
チーム規模による選択基準
チームの規模によって最適なツール選択は変わります。
小規模チーム（5-10人程度）： 小さなチームでは、OneDrive や Teams の共有機能で十分な場合が多いでしょう。しかし、厳格なバージョン管理や承認フローが必要な場合は SharePoint が適しています。
中規模チーム（10-50人程度）： 部門内での情報共有が主な目的であれば、Teams とその背後にある SharePoint ライブラリの組み合わせが効果的です。部門固有のポータルサイトが必要なら SharePoint サイトの導入を検討すると良いでしょう。
大規模チーム（50人以上）： 複数部門にまたがる大規模なチームでは、SharePoint の本領が発揮されます。カスタマイズされたサイトコレクションとライブラリ構造により、複雑な組織構造を反映した情報管理が可能になります。
SharePoint の使い方・ファイル共有の手順
SharePoint でのファイル共有は直感的に行えますが、最大限に活用するためにはいくつかの基本手順を押さえておく必要があります。
まず、Microsoft 365 にサインインし、左上ワッフルメニューのアプリ一覧から SharePoint にアクセスします。左側のメニューからファイルを共有したい「サイト」を選択し、サイトを開きましょう。サイト内の「ドキュメント」をクリックすると、ファイルライブラリにアクセスできます。
※ Microsoft 365 ログインURL：https://login.microsoftonline.com/
ここからファイルのアップロード、フォルダ作成、そして共有設定が可能になります。ファイルをアップロードしたら、そのファイルを選択して上部メニューの「共有」ボタンをクリックすることで、特定のユーザーやグループとの共有が開始できます。
共有フォルダの作成方法
SharePoint で共有フォルダを作成する手順は以下の通りです。
- 該当の SharePoint サイト（図中①）を開きます。
- 画面右上の歯車マーク（図中②）から「サイト コンテンツ」（図中③）をクリックします。
- 「ドキュメント」または目的のドキュメントライブラリに移動し開きます。（図中④）
- 上部メニューから「+ 新規」（図中⑤）→「フォルダ」（図中⑥）を選択します。
- フォルダ名（図中⑦）を入力して「作成」（図中⑧）をクリックします。
- 作成したフォルダ（図中⑨）を選択し、上部メニューの「共有」（図中⑩）をクリックします。
- 共有したい相手のメールアドレス（図中⑪）を入力します。
- 鉛筆マーク（図中⑫）から権限レベル（図中⑬）を設定します。
- 必要に応じてメッセージを追加し、「送信」（図中⑭）をクリックします。
これにより、指定したユーザーにフォルダへのアクセス権が付与され、メールで通知が送られます。また、「リンクのコピー」オプションを使えば、URLを直接共有することも可能です。
アクセス権限の設定方法
SharePoint の強みの一つが詳細なアクセス権限の設定です。以下の手順で設定できます。
※ここでは、ライブラリのアクセス権限の設定方法を説明します。
サイト全体の権限と異なるため、「固有権限」の設定方法となります。
- 権限を設定したいライブラリを開き、歯車マーク（設定）（図中①）から「ライブラリの設定」（図中②）を選択、「その他のライブラリの設定」（図中③）をクリックします。
- 「このドキュメント ライブラリに対する権限」（図中④）を選択します。
- 「権限」タブから「権限の継承を中止」（図中⑤）を選択、ポップアップ画面の「OK」（図中⑥）をクリックします。
- 「アクセス許可の付与」（図中⑦）をクリック。
- ポップアップ画面からグループやユーザーのメールアドレス（図中⑧）を入力し、「オプションの表示」（図中⑨）をクリックし、「アクセス許可レベルの選択」（図中⑩）から選択し最後に「共有」（図中⑪）をクリックします。
※招待メールを送信したくない場合は、「電子メール招待状を送信する」のチェックを外してください。
また、主な権限レベルには以下の5つがあります。
- フルコントロール：すべての操作が可能
- デザイン：ページやライブラリのデザイン変更可能
- 編集：コンテンツの追加・編集・削除が可能
- 投稿：新しいアイテムの作成のみ可能
- 閲覧：閲覧のみ可能
必要に応じてカスタム権限レベルを作成すれば、より細かな制御も実現できます。
※基本的な権限設定方法や固有権限の設定方法などは、下記のブログでご紹介しています。
【SharePoint】サイトの権限を設定する方法 -基礎編-
【SharePoint】トップページを固有権限にし編集者を制限する方法
SharePoint 使用のメリット・デメリット
どのようなツールにも長所と短所があります。SharePoint を導入する前に、そのメリットとデメリットを理解しておきましょう。
メリット
- 統合されたエコシステム：Microsoft 365 の他製品（Teams、Outlook、Office）との連携が緊密で、シームレスな業務環境を実現できます。
- カスタマイズ性：組織のニーズに合わせて、ワークフローやフォーム、ダッシュボードなどを柔軟にカスタマイズできる点が優れています。
- セキュリティとコンプライアンス：多層的なセキュリティ機能と詳細な監査ログにより、機密情報の保護と法令遵守が容易になります。
- 検索機能の強化：高度な検索エンジンを搭載しており、大量のコンテンツからでも必要な情報をすばやく見つけることが可能です。
- モバイル対応：スマートフォンやタブレットからのアクセスも快適で、場所を選ばず業務を進められます。
これらのメリットにより、SharePoint は単なるファイル共有ツールを超えて、組織全体の情報管理基盤として機能します。
デメリット
- 導入の複雑さ：初期設定やカスタマイズには専門知識が必要で、小規模組織では導入コストが高くなる可能性があります。
- 学習曲線の存在：多機能であるがゆえに、ユーザーが全機能を使いこなせるようになるまで時間がかかることがあります。
- リソース要件：特に大規模な導入やカスタマイズを行う場合、相応のサーバーリソースやネットワーク帯域が必要になります。
- バージョンアップの影響：Microsoft による更新で機能やインターフェースが変わることがあり、ユーザー教育の継続が必要です。
- 依存性の課題：Microsoft 製品への依存度が高まり、将来的なプラットフォーム変更が難しくなる可能性があります。
これらのデメリットをしっかり認識した上で、組織に適した形で導入計画を立てることが重要でしょう。
SharePoint と OneDrive とのフォルダ共有の違い
SharePoint とOneDrive は同じMicrosoft 製品ですが、目的と機能に明確な違いがあります。
OneDrive は基本的に個人向けのクラウドストレージサービスで、個々のユーザーのファイル保存に適しています。一方、SharePoint はチームや部門、組織全体での共同作業のためのプラットフォームとして設計されています。主な違いとして、OneDrive はシンプルなファイル同期と共有に焦点を当てていますが、SharePoint はより高度なドキュメント管理、ワークフロー、コラボレーション機能を提供しています。また、SharePoint にはウェブページ作成やリスト管理など、OneDrive にない機能も多数あります。
OneDrive のファイル共有方法
OneDrive でのファイル共有は比較的シンプルです。
※以下の方法は、OneDrive と同期されていることが前提となります。
同期方法については、下記のサイトを参照ください。
※ Microsoft 公式サポートサイト｜コンピューターと同期する OneDrive フォルダーを選択する
- OneDrive にサインインして、共有したいファイルやフォルダ（図中①）を選択し、上部メニューの「共有」（図中②）ボタンをクリックします。
- 共有相手のメールアドレス（図中③）を入力、または「リンクのコピー」を選択します。
※「リンクのコピー」をした場合は、PCにリンクが記憶されているます。そのまま Teams のチャットなどで、共有したい相手のメッセージ欄にペースト（貼り付け）をしてお知らせください。
- 必要に応じて鉛筆マーク（図中④）から権限（図中⑤）を設定します。
- 「送信」（図中⑥）をクリックして共有を完了です。
OneDrive の共有はユーザー中心のアプローチで、個人が主体となってファイルを選択的に共有する形になります。そのため、個人的なファイルの一時的な共有や、比較的小規模なコラボレーションに向いています。
OneDrive のメリット
OneDrive には以下のようなメリットがあります。
- 使いやすさ：インターフェースがシンプルで直感的なため、特別なトレーニングなしですぐに使い始められます。
- 個人的な整理：自分専用のストレージスペースなので、個人の好みに合わせてファイルを整理できます。
- オフライン同期：デスクトップアプリを使えば、インターネット接続がなくてもファイルにアクセスして作業できます。
- 容量の明確さ：ユーザーごとに一定の容量が割り当てられ、使用量の管理が容易です。
- 直感的な共有：必要に応じて特定のファイルだけを共有でき、不要になれば共有を簡単に解除できます。
こうした特性から、OneDrive は個人の作業ファイル管理や、限定的な共同作業に最適なツールと言えるでしょう。
SharePoint と Teams とのフォルダ共有の違い
Microsoft Teams と SharePoint は密接に連携していますが、その主な目的は異なります。
Teams はコミュニケーションとコラボレーションのハブとして機能し、チャット、ビデオ会議、通話などの機能を統合しています。実は、Teams のファイルタブはバックエンドで SharePoint を利用しており、Teams で共有されるファイルは自動的に SharePoint のドキュメントライブラリに保存されます。SharePoint がコンテンツ管理とドキュメントワークフローに重点を置いているのに対し、Teams はリアルタイムのコミュニケーションと協働に焦点を当てています。最も効率的に使うには、両方のツールを目的に応じて使い分けることが重要です。
Teams のファイル共有方法
Teams でのファイル共有は会話の流れの中で自然に行われる設計になっています。
- 共有したいチャネルを開きます。
- 上部の「ファイル」（図中①）タブを選択しファイルをアップロードするか、メッセージ入力欄に直接ファイルをドラッグ＆ドロップ（図中②）します。
- 必要に応じてメッセージを追加して送信します。
Teams のチャネルにアップロードされたファイルは、そのチームの SharePoint サイト内に自動的に作成されるドキュメントライブラリに保存されます。これにより、Teams の使いやすいインターフェースと SharePoint の強力なファイル管理機能の両方のメリットを享受できます。
Teams のメリット・デメリット
■ メリット
- 統合コミュニケーション：チャット、会議、ファイル共有、タスク管理などがひとつのインターフェースで完結します。
- コンテキスト内の共有：会話の流れの中でファイルを共有できるため、コンテキストが明確になります。
- 即時性：リアルタイムのコラボレーションが容易で、迅速なフィードバックが可能です。
- アプリの統合：多数の外部アプリやサービスとの連携が可能で、業務プロセスを中断せずに作業できます。
■ デメリット
- 整理の難しさ：会話が増えるとファイルが埋もれてしまい、後から特定のファイルを見つけるのが難しくなることがあります。
- フォルダ構造の限界：Teams のファイル管理は SharePoint をバックエンドに使っていますが、インターフェース上の制約から複雑なフォルダ構造の管理は困難です。
- 権限の複雑さ：チーム全体の権限設定は簡単ですが、特定のファイルだけ異なる権限を設定するのは手間がかかります。
- 一時的な性質：会話中心の設計のため、長期的なドキュメント管理やアーカイブには向いていません。
これらの特徴を理解した上で、Teams は日常的なコミュニケーションとコラボレーション、SharePoint は体系的な情報管理とワークフローという棲み分けで活用するのが効果的です。
SharePoint での共有に適したファイルとそうでないファイル
SharePoint ですべてのファイルを共有するのが最適とは限りません。ファイルのタイプや用途によって、適切な共有方法は異なります。
一般的に、チーム全体で参照する必要があるドキュメントや、複数人での共同編集が必要なファイル、厳格なバージョン管理が求められる文書などは SharePoint での共有が適しています。また、プロジェクトの進行に伴って増える関連文書も、SharePoint のメタデータとビューを使って整理すると便利でしょう。
共有に向いていないファイル
以下のようなファイルは SharePoint での共有に向いていない可能性があります。
- 非常に大きなファイル：2 GB を超えるような大容量ファイル（動画の生データなど）は、アップロードや同期に時間がかかるため不向きです。
- 高頻度で更新される一時ファイル：短時間で何度も更新される作業用ファイルは、無駄なバージョン履歴が蓄積されてしまいます。
- 機密性の極めて高い情報：社外秘の財務データや個人情報など、アクセスを厳しく制限すべき情報は、より高度なセキュリティ対策が必要になることがあります。
- 実行可能ファイル：.exe などの実行ファイルはデフォルトでブロックされる設定になっていることが多く、共有に適しません。
- データベースファイル：常時接続が必要なデータベースファイルなどは、専用のサーバーでの管理が適しています。
これらのファイルには、目的に応じて専用のストレージソリューションやデータベースを検討するとよいでしょう。
共有に向いているファイル
以下のようなファイルは SharePoint での共有に最適です。
- オフィス文書：Word、Excel、PowerPoint などのドキュメントは、SharePoint との統合が最も進んでおり、共同編集機能も充実しています。
- プロジェクト関連文書：企画書、仕様書、議事録など、プロジェクトチーム全体で参照する必要のある文書は、メタデータ付きで管理すると便利です。
- 承認が必要なドキュメント：ワークフロー機能を活用して、承認プロセスを自動化できる文書類が向いています。
- 部門共有の参照資料：マニュアルや手順書、ガイドラインなど、チーム全体で参照する資料は、SharePoint のライブラリで一元管理すると効率的です。
- 定期的に更新される報告書：バージョン管理機能を活用できる定期レポートや進捗報告書などには最適です。
これらのファイルを SharePoint で管理することで、情報の整理、アクセス、更新、追跡がスムーズになり、チームの生産性向上に繋がります。
SharePoint の共有フォルダの効果的な使い方
SharePoint を最大限に活用するには、単にファイルを保存するだけでなく、その強力な機能を理解して活用することが重要です。
効果的な使い方の基本として、明確なフォルダ構造とメタデータの活用が挙げられます。例えば、プロジェクトごと、部門ごと、またはドキュメントタイプごとにライブラリを分けて整理することで、必要な情報へのアクセスが容易になります。
ファイルを素早く見つけるための方法
SharePoint ではファイルを効率的に検索するための様々な機能が用意されています。
- メタデータの活用：ファイルに「プロジェクト名」「担当者」「期限」などのメタデータを設定しておくと、それらの条件で素早くフィルタリングできます。
- カスタムビューの作成：頻繁に使う検索条件やソート順をカスタムビューとして保存しておくと、ワンクリックで目的のファイルリストを表示できます。
- 検索範囲の絞り込み：SharePoint の検索機能では、特定のサイトやライブラリだけを対象に検索することができます。
- 高度な検索演算子：ファイル名だけでなく、ファイル内のテキスト検索も可能です。また、AND / OR 検索や、特定の日付範囲での検索などの高度なクエリも使えます。
- 検索結果のブックマーク：よく使う検索条件は、ブラウザのブックマークとして保存しておくと便利です。
これらの技術を組み合わせることで、大量のファイルの中からでも必要な情報を迅速に見つけることができます。
アクセス権限を最適化してセキュリティを高める方法
SharePoint のセキュリティを高めるためのベストプラクティスには以下があります。
- 最小権限の原則：ユーザーには必要最小限の権限のみを付与するようにします。例えば、閲覧のみ必要な場合は「閲覧」権限だけにとどめるべきです。
- グループベースの権限管理：個々のユーザーに直接権限を付与するのではなく、セキュリティグループやSharePointグループを活用して権限を管理すると、メンテナンスが容易になります。
- アクセス要求の設定：権限のないユーザーがコンテンツにアクセスしようとした際に、自動的にアクセス要求を送信できる機能を活用します。これにより、必要な人だけが必要なタイミングでアクセス権を得られます。
- 共有リンクの期限設定：外部共有の際には、リンクの有効期限を設定することで、不要なアクセスの長期化を防止できます。
- 機密レベルの活用：Microsoft 365 のデータ損失防止（DLP）機能と併用して、機密レベルに応じた保護ポリシーを設定することで、重要情報の漏洩リスクを低減できます。
適切なアクセス権限設定により、情報セキュリティを確保しながらも、業務効率を損なわない環境を実現することが可能になります。
最適なファイル共有方法の選び方
最適なファイル共有方法を選ぶには、共有の範囲と目的を明確にしましょう。一時的な共有なのか、長期的な協働なのか、また社内限定なのか外部との共有なのかによって適したツールは異なります。
また、ファイルの種類や大きさも重要な判断基準です。オフィス文書の共同編集であれば、SharePoint がベストですが、大容量ファイルの単純な共有なら OneDrive が適している場合もあります。
具体的な選択指針としては以下があげられます。
- 個人の作業ファイルや一時的な共有: OneDrive
- チームの日常的なコミュニケーションとファイル共有: Teams
- 部門やプロジェクトの公式文書管理: SharePoint
- 組織全体のナレッジベース: SharePoint のコミュニケーションサイト
最終的には、これらのツールを互いに補完するものとして考え、目的に応じて使い分けることが重要です。Microsoft 365 のエコシステムを適切に活用することで、情報共有の効率化とセキュリティの両立が実現できるでしょう。
SharePoint に関するご相談は SGプラスまで
SGプラス株式会社は、Microsoft 365（Office 365）のトータルサポートに特化したコンサルティングを行っております。SharePoint や Teams を活用した業務改善やポータルサイト構築、データ移行、セキュリティ設定など、多岐にわたるサービスを展開しております。
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