ビジネスの世界で PC は必要不可欠なツールです。しかし、IT 化が進んでいくと作業もさらに高度化していき、高い効率性が求められてくるようになります。社内で必要なファイルを探しているのに、非常に煩雑で探しにくいことがあったり、部門をまたいでプロジェクトごとに情報を一元管理するようなニーズも日に日に高まっていますね。
このような課題を解消するためには Microsoft の SharePoint の活用がおすすめです。SharePoint を使うことで、ドキュメント管理やチームで共同作業の効率性が飛躍的にアップするのです。そこでこの記事では、SharePoint で何ができるのか、9 つの機能やメリット・料金プランについて解説していきましょう。
SharePoint は、近年ビジネス分野で利用度が高まっているコラボレーションツールです。部門内におけるファイル・情報などを一元的にとりまとめ、保存・共有を管理するプラットフォームになっています。SharePoint には、「SharePoint Online」「SharePoint Server」という 2 つの利用形式があり、SharePoint Online はクラウド上のファイル共有を実現したサービス、SharePoint Server はパッケージ型の製品で、自社サーバーにインストールして使うオンプレミス型として扱われているのです。
SharePoint は Microsoft が提供している企業向けのサービスになります。前述のようにファイル・情報などを一元的にとりまとめて、保存・共有を管理するプラットフォームなので、ポータルサイトを作成することもできるのです。また、何ができるのかという観点で言うと、「SharePoint Online」で使用してクラウド上で共有されているデータに複数で同時に書き込んだり修正したりすることができ、情報共有を円滑に行えるだけでなく、効率性の高い共同作業なども実現できます。
Microsoft 社が提供するオンラインサービスの中に「One Drive」があります。このサービスを利用している人が多くなっていますが、このサービスもまたファイルを保存したり、共有・編集することができるのです。しかも他の人とデータを共有しながら編集などの共同作業を進められるので、SharePoint と同じサービスではないかと思っている人も少なくありません。何ができるのか2つのサービスを比較すると、SharePointはチームなど組織内で始めからアクセス設定を行い、必要なファイルをメンバー間で共有しすることができますが、OneDrive は本人が共有設定を行わない限り他人がアクセスすることができません。そのため SharePoint は、組織やチーム利用を前提としたファイル共有で共同作業を進められるプラットフォームであり、One Drive は個人で作業する場合に使用されるオンラインサービスといってもいいでしょう。
次に SharePoint と Teams の違いについて見ていきましょう。SharePoint、 Teams ともに Microsoft 365 の中で提供されているツールですが、その役割は全く異なっています。Teams はコミュニケーションを重視したツールで、チャットやビデオ会議でチーム内でのやり取りやチーム毎のチャットルームを作り、メンバー間のリアルタイムなやり取りができるため、ネットを介した打ち合わせに最適です。ファイル管理・共有を目的とした SharePoint とは全く違いますが、Teams 内で SharePoint と連携し、ファイルをTeams 内で共有したりしたり編集できるため、Teams で Web 会議をやりながら、共同で編集作業を進めることができます。このことから、 SharePoint は文書管理、Teams は組織内のコミュニケーション利用として使い分けするといいでしょう。
クラウド上のファイル共有を実現した SharePoint。これを活用すると、チーム内での作業が格段と効率アップしていきます。では、SharePoint は具体的に何ができるのか、9 つの機能を解説していきましょう。
SharePoint では非常に大容量のストレージが提供されています。基本容量は 1 人当たり（1 人ユーザー）1 TB ですが、Microsoft 365 のプラン 1 を契約すると、「1 TB ＋(追加容量 10 GB ×ユーザー人数）」という形でストレージを増やすことができるのです。なお、Microsoft 365 の Enterprise の 1 つである「E3」を契約した場合、ユーザーが 5 人以上契約の条件で容量無制限の個人用クラウドストレージを利用することができます。これだけ大きな容量になると、ビジネス上での利用で困ることはほとんどないでしょう。ただ、万が一容量をオーバーしてしまった場合、ファイルのアップロード、格納しているファイル編集ができなくなるため、こまめにゴミ箱のデータ消去や画像ファイルの最適化などを行っておく必要があります。
SharePoint の利便性の高い点は、複数のメンバーで1つのファイルやデータを同時に閲覧できることと編集可能なことです。前述のように SharePoint はファイル・情報などを一元的に管理して保存・共有ができますが、利用したいファイルを数人のチームメンバーで同時に見ることができます。また、そのファイルは同時に数人がデータの加工・修正などの編集ができる上に、データの編集箇所をリアルタイムで確認することができ、編集内容が自動的に保存されるため、いちいちサーバーから対象となるファイルの読み込みや登録する手間がありません。そのため時間的なロスが軽減され、Teamsでオンライン会議で打ち合わせしながら作業ができるので、効率的に時間を使うことができるのです。
SharePoint はポータルサイトを開設する際にも一役買っています。企業内においては、さまざまな情報が扱われていますが、全社的な取り組みやイベント情報を始め、社内規定や人事情報、あるいは操作マニュアルなどその種類は、実にさまざまです。SharePoint はポータルサイトを作成できるため、これらの情報をポータルサイトに集約して、社内情報を共有して業務効率化に役立てることができます。ポータルサイトのカスタマイズも柔軟に対応でき、画像・動画・カレンダー・リンク集などを自由にレイアウトでき、セクションごとにアクセス権限を設定できるため、セキュリティ面でも心配することはありません。
SharePoint はワークフローを構築することも可能です。SharePoint におけるワークフローは、事前に決められた各種プロセスを自動化するための機能で、業務の効率性を高める仕組みが整っています。今までのワークフローでは、紙・メールなどで個別申請するケースが多かったため、決裁がどこまで回っているのかを確認しづらく、業務が停滞してしまうことが少なくありませんでした。しかし、Microsoft 365 を使うと、SharePoint とプログラミング不要で業務の自動化プロセスを作成できる Power Automate を連携させることで、複雑なワークフローも構築することができるのです。リモートワークが進むワークスタイルの中で、ワークフローの導入は必須と言っても過言でないので、ここでも SharePoint は力を発揮します。
SharePoint は各種データを一元管理できますが、それらの情報を一括検索することもできます。社内で取り扱う情報は非常に多岐にわたっているため、必要な情報を探し出すことに時間を要している人も少なくありません。しかし、SharePoint の情報の一括検索機能を利用すると、サイト内に格納されているファイルやリスト・ページなどを横断的に検索してくれるので、限られた時間内で必要な情報を抽出することができるのです。具体的な検索方法としては、「全文検索」に加え、ファイルの種類・ファイル作成者・更新日などによる「絞り込み検索」、あるいは「関連キーワード検索」などが挙げられます。これらの一括検索機能でスピーディ―に情報の検索ができます。
SharePoint には、リスト作成機能というものがあります。これは簡易的なデータベース機能であり、Excel のような表に情報を格納して管理する機能です。この機能を使うことにより、社内におけるさまざまな情報を一元的に管理することができます。各部門では異なるタスクや案件が進行していますし、部門をまたがって問い合わせするような情報をありますが、これらの情報を統一されたフォーマットで一元管理することが可能なため、社内でどのような業務がどのように進んでいるのかを把握することができ、効率的な業務遂行が実現できるのです。
SharePoint では簡単にアンケートを作ることができます。この機能を使うことで、各社員からアイデアを募ったり、会社や組織風土や自社の商品などに対して集計することも可能です。そのため新たなプロジェクトを起こそうとする際に斬新なアイデアや意見を社内に求めることができますし、組織に内在する問題・課題を抽出して組織改革に役立てることもできます。アンケート作成は、あらかじめ用意された回答から選択する形式や自由に回答できる形式、あるいはリサーチ形式などまで対応しているため、目的に応じて欲しい情報を簡単に集計することができるのです。
SharePoint にはファイルをバージョン管理する機能があります。これはライブラリ内にあるファイルなどがどのように変更されたのかを記録して管理するものです。この機能によって、ファイルが編集された痕跡を確認したり、前のバージョンに戻すことができます。ファイルを操作していると、誤って上書きしてしまうケースがありますが、ファイルを元の状態に復元することができるので安心です。ファイルが編集されると自動的にバージョンが更新されるため、自らがマニュアルで操作する必要がありません。前述のように SharePoint は複数のメンバーで作業することができますが、誰がいつどのように変更したかも確認できるので、以前の状態に戻せると同時に誤りの再発を防ぐことも可能です。
Microsoft 365 内にある他のアプリケーションと連携できる点も SharePoint の大きな特徴です。Word・Excel・Teams などと連携することで、チームメンバー同士がスムーズに共同作業することができます。
SharePoint は幅広い機能を持つプラットフォームです。前章で紹介した機能を上手く活用することで、これまで時間がかかっていた作業をスピーディに進めていくことができます。では、ここであらためてSharePoint の活用メリットを4つご紹介いたしましょう。
SharePoint の機能紹介でもお伝えしたように Microsoft 製品の連携ができるメリットがあります。これがSharePoint 最大のメリットと言ってもいいかもしれません。ビジネスシーンでは、Word・Excel・PowerPoint などの office 系のアプリケーションを使用することが多いですが、リアルタイムにメンバー間で共同編集することが可能です。よくあるシーンとしては、Teams でオンライン会議を立ち上げ、Office 系アプリと連携させてファイルの共有・編集をするというものでしょう。ファイルを画面共有して打ち合わせしながら、リアルタイムに共同で修正・追記作業ができるので、時間を有効に活用することができるのです。また、Teams のタブに SharePoint のサイトを埋め込むことでチームポータルサイトとしての活用もできるため、メンバーが欲しい情報をすぐに探し出すこともできます。
ユーザーごとに適切なアクセス権限を設定できる点も、SharePoint のメリット。アクセス権限の種類としては、「ファイル閲覧のみ」「ファイル編集・アップロード」「古コントロール（全てのアクセス権限）」「カスタム権限（特定の機能だをけ許可）」の ４ つがありますが、これらの権限を利用者ごとに細かく付与することができるのです。この他には Microsoft 365 や Active Directory のグループと連携させることで、権限管理を一括設定ができるため、組織が変更したりメンバー変更が発生した際も、スピーディに変更設定ができます。また、外部ユーザーである取引先や代理店などに対してもアクセス権限を与えることができるため、特定ファイルに限定して共有することも可能。そのため必要な人に必要な情報を共有することができるのです。
SharePoint はクラウド上で使用されるため、インターネットがつながる環境があれば、どこからでもアクセスすることができます。アクセスする端末は PC だけなく、スマートデバイスからでも可能です。テレワークが進むビジネス業界では、必須の機能と言ってもいいでしょう。会社にいなくても外出先からでもアクセスしてファイルの閲覧・編集ができるため、わざわざオフィスに戻って作業をする必要がありません。自宅からでもアクセスできる点も考えると、時間・場所に縛られることがないため、多様なワークスタイルに対応できるわけです。
セキュリティ対策が万全に施されている点も SharePoint のメリットです。インターネットがあればどこからでもアクセスできるため、情報漏えい対策は欠かすことができません。SharePoint ではフォルダ・ファイル・サイトなどのアクセスをユーザー毎に細かく設定できるので、部門外の人からのアクセスを制御でき情報漏えいを防ぐことができます。この他には、IP アドレス制限によって、社外からのアクセスを制限したり、特定の IP アドレスに限定してアクセス権限を付与することも可能なので、セキュリティ対策をしっかり施すことができるのです。
SharePoint を活用して効率的に作業を進めるためには、デメリットがあることも認識しておかなければなりません。では、どのようなデメリットがあるのでしょうか？ここでは 4 つのデメリットについて説明いたします。
SharePoint のデザイン面ではいくつかの制約があるため、画面のデザイン設計では自由度がなく、これがデメリットになる場合があります。初心者からすると、デザインのデフォルトがあり扱いやすいツールですが、テンプレートはそんなに多くはありません。レイアウトを変更することはできますが、細かなデザイン調整ができないので、デザインの自由度があまり高くはないのです。
SharePoint はアクセス解析ができますが、簡易的なものなため高度な分析ができません。SharePoint の標準的なアクセス解析はデータ反映に時間を要するため、リアルタイムな解析ができません。またサイトの滞在時間・クリック数把握ができないため、ユーザー行動分析も不向きです。高度な分析が必要になった時は、Power BI との連携や Google Analytics の埋め込みなどにより、解析する必要があります。
サイトを構築するためには専門知識が求められる点も、SharePoint のデメリットになるかもしれません。SharePoint では プログラムの知識がなくても、テンプレートを使い、ドラッグ＆ドロップや Web パーツを追加しながらチームサイトなどを作ることができます。しかし、CSS・HTML を活かして高度なサイト構築を行うためには、SharePoint Framework の知識が求められるのです。
SharePoint には匿名性がないため、これもデメリットの 1 つになります。コメントすると、必ず投稿者名が表示されますが、社内のメンバーだけでなく外部共有しているゲストユーザー名も表示されるのです。また誰がどのコメントを投稿したか記録が残るため、完全に削除することができません。内部監査の面ではメリットになりますが、匿名で意見を投稿できないため、自由な意見を求めることが難しくなってしまうでしょう。
ここまで SharePoint の機能について説明してきましたが、気になるのは料金プラン。ここからは「単体プランと Microsoft 365 Business Standard プランの料金比較」「Microsoft 365 Business の 3 プランの料金比較」について見ていきましょう。
単体プラン（SharePoint プラン1）と Microsoft 365 Business Standard プランの料金比較は以下の通りです。このプランには、SharePoint Online が含まれており、ファイルの共有や共同作業、クラウドとローカルの同期、ワークフローなどの基本的な機能が利用できます。
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メニュー |
単体プラン（SharePoint プラン1） |
Microsoft 365 Business Standard |
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料金 |
749 円（1 ユーザー／月） |
1,874 円（1 ユーザー／月） |
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利用できる機能
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・ファイルの共有 ・共同編集作業 ・クラウドとローカルの同期 ・ワークフロー ・基本記憶容量 1 TB |
・左記 単体プラン ・デスクトップ・Web・モバイル版のWord・Excel・PowerPoint、Outlook ・法人メール ・チャット、通話 ・共同作業、オンライン会議 ・ウェビナー開催 ・容量 1 TBのクラウドストレージ／ 1 ユーザー ・追加アプリ Microsoft Loop Clipchamp、Bookings Planner Formsなど |
※参考サイト：Microsoft 公式サイト｜SharePoint Online のオプションの比較
次に Microsoft 365 Business で何ができるのか、「Business Basic」「Business Standard」「Business Premium」の 3 プランについても比較してみましょう。
Business Basic は、Office 系アプリのデスクトップ版が要らない小規模な企業向けです。Business Standard はデスクトップ版のOffice系アプリを使用する企業に向いており、中小企業に最適したプラン、Business Premium は高度なセキュリティ機能やデバイス管理が求められる企業で、大企業におすすめです。具体的な内容は以下のようになります。
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メニュー |
Business Basic |
Business Standard |
Business Premium |
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料金 |
899 円 |
1,874 円 |
3,298 円 |
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Office アプリ |
なし |
Web・モバイル版の Word・Excel・PowerPoint、Outlook |
同左 |
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Web 版アプリ |
Web・モバイル版の Word・Excel・PowerPoint、Outlook |
同左 |
同左 |
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Teams |
チャット・通話・ |
同左 |
同左 |
|
クラウドストレージ容量 |
1 TB（ユーザーごと） |
同左 |
同左 |
|
法人メール |
あり |
同左 |
同左 |
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Microsoft Loop |
あり |
同左 |
同左 |
|
Clipchamp |
なし |
あり |
同左 |
※参考サイト：Microsoft 公式サイト｜一般法人向け Microsoft 365「プランと価格」
SharePoint で何ができるかという点では、ポータルサイト構築支援サービスが挙げられます。ここではその事例を 2 つご紹介していきましょう。
日本国内の某自動車メーカーでは、元々あったポータルサイトをSharePoint を使って再構築しています。それまで情報が整理されていなかったため必要な情報を探し出すことに時間を要していましたが、再構築することで素早くアクセスできるようになったのです。また、部門ごとに情報を共有できるようになり、組織を超えたコラボが加速し、最新のプロジェクト情報や進捗状況までリアルタイムに把握できるようになっています。
某化学卸売業では、SharePoint を利用して在庫管理の可視化することに成功しています。社内のポータルサイトで部門間の在庫情報が共有・一元化できたため、スピーディーな発注が実現したのです。
その他のSGプラスの事例については下記をご覧ください。
ここまで SharePoint で何ができるのかを解説してきました。この数年の間にテレワークが進み、ワークスタイルも大きく様変わりしたのは、周知の事実です。このような環境変化の中では組織を横断的にまたいだプロジェクトも増えてくるでしょう。
バーチャルな組織形態で仕事を進めていく必要がありますが、その時に必要になるのが SharePoint です。情報を共有しつつオンラインで会議を行い、議論していく。そこから付加価値の高いアウトプットを生み出すということが求められてくるのです。そのためこれからは SharePoint の重要性がさらに高まってくるでしょう。SharePoint を活用した業務効率化をお考えなら、SGプラス株式会社にお任せください。
SGプラスでは、企業のDX推進をサポートし、SharePoint をはじめとする Microsoft 365 の導入・活用支援を行っています。業務の効率化や情報共有の最適化に役立つノウハウや成功事例を多数掲載。SharePoint の具体的な活用方法を知りたい方は、ぜひお問い合わせください！
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