クラウドベースの情報共有・文書管理プラットフォームである SharePoint は、企業のポータル作成に特化したサービスであることから、様々な企業で活用されています。
しかし中には、SharePoint の導入に躊躇している企業も少なくありません。
その理由のひとつに、SharePoint がどのような機能を持っているのか、SharePoint を利用することでどのようなメリットが得られるのかが、十分に知られていないことが挙げられます。
そこで本記事では、SharePoint が具体的にどのような機能を提供しているのかを、実際の活用事例を交えながら詳しく解説していきます。
SharePoint を活用して業務効率をどう向上させるのか、また社内のコミュニケーションをどのように円滑にするのか、さらに情報セキュリティを強化しつつ、データ管理の負担を軽減する方法についてもご紹介します。
SharePoint の導入によって得られる数々のメリットを具体的にお伝えしていきますので、ぜひ最後までご覧いただき、導入を検討する際の参考にしていただければ幸いです。
SharePoint は、Exel や Word といった、Ofiice 365 の開発・販売で知られる、Microsoft 社が、法人を対象に提供しているサービスのひとつです。
クラウドベースの情報共有・文書の管理に特化したプラットフォームで、企業の Web サイトや、イントラネットの構築、プロジェクト管理などに適していることから、様々な組織で活用されていますSharePoint の特徴に、コンテンツの編集・管理が容易に行える点が挙げられます。これは、WEBサイトの制作、特に、コンテンツの管理や編纂には欠かせない要素が備わっているからです。これにより、社内外のチームメンバーが、リアルタイムで作業を遂行できるだけではなく、効率的な情報共有が可能になります。
さらに、SharePoint は高度なセキュリティ機能を備えているため、機密情報や個人情報などといった、重大な情報を扱う企業においても、万全な体制が整っています。アクセス権の設定を通じて、ユーザーごとに情報のアクセスを制限することができるため、万全な情報セキュリティ体制が求められる重視する企業のニーズにも、柔軟に答えています。
このように、SharePoint は単なる文書管理ツールではなく、効率的なWebサイト制作、共同作業、情報共有、そしてセキュリティ強化までを一貫して提供する強力なプラットフォームとなっています。
しかし、「既存の製品である OneDrive で十分なのでは？」と疑問をお持ちの方もいらっしゃるかもしれません。OneDrive は、Microsoft が提供するクラウドストレージサービスで、ファイルや写真、アプリ、設定などを保存・共有できる利便性から、多くのユーザーに利用されています。個人でもビジネスでも、ファイルの保管やチーム内での資料共有に役立つツールとして、非常に人気があります。
ただし、OneDrive と SharePoint には大きな違いがあります。これら 2 つのサービスは、一見似ているように思われるかもしれませんが、対象とする用途や機能の種類において異なる点がいくつかあります。主に以下の 3 つの点で異なります。
まず、OneDrive は主に個人ユーザーや小規模なチームでのファイル保存や共有に最適化されています。
一方、SharePoint は、組織全体や大規模なプロジェクト向けに設計されており、文書管理や社内ポータル、プロジェクト管理を一元化するための包括的なプラットフォームです。複数のチームや部署が横断的に利用する際に、その真価を発揮します。つまり、SharePoint と OneDrive では、「ターゲット層」が違うのです。
また「機能の数」も違います。OneDrive は主にファイルの保存と共有に特化しており、個人間での簡易なファイルのやり取りには十分な機能を提供します。しかし、SharePoint はファイル共有に加え、共同作業やワークフローの自動化、ドキュメントのバージョン管理、アクセス権の細かいカスタマイズ、そしてプロジェクト全体の管理機能など、より高度なビジネスニーズに対応しています。加えて、チーム間や組織全体でのコミュニケーションを円滑にする社内ポータルの構築も可能です。
無料版の有無も、決定的な違いのひとつです。OneDriveには無料版があり、個人でも気軽に使い始めることができます。SharePoint は Microsoft 365 のビジネスプランに含まれており、企業向けの有料サービスとして提供されています。その分、ビジネスで必要とされる高機能が充実しており、セキュリティやコンプライアンスに対応するための機能が豊富に揃っています。
つまり、OneDriveは個人や小規模な用途に最適であり、SharePoint は企業全体や大規模なプロジェクトの管理に向いていると言えるでしょう。必要な機能や業務規模によって、どちらのサービスが適しているかを選ぶことが重要です。
弊社では、ホームページに関する課題を抱える企業様向けに、SharePoint の導入支援を行っております。
ここからは、弊社の実際の導入事例を通して、SharePoint がどのような可能性を持ち、企業にどのようなメリットをもたらすのかをご紹介いたします。結論からお伝えすると、SharePoint を用いることで、以下のようなことが可能になります。
それぞれ、詳しく見ていきましょう。
最初にご紹介するのは、大塚ホールディングス株式会社様の事例です。
大塚ホールディングス株式会社様は、「内部統制部で運用している情報共有サイト（いわゆるポータルサイト）をリニューアルしたい」「チーム内で情報を即座に共有できる基盤を、SharePoint 上に構築したい」といったニーズをお持ちでした。そこで私たちは、SharePoint の標準機能を最大限に活かし、「情報の明快さ」と「情報の探しやすさ」を両立させたポータルサイトの構築をサポートしました。加えて、チームの皆様が自ら情報を更新・管理できるよう、情報更新のためのトレーニングも実施。これにより、常に最新の情報が即座に共有される基盤が整い、チームの業務効率が大幅に向上しました。
こちらの案件につきましては、以下のリンクより、詳細をご覧いただけます。
次にご紹介するのは、株式会社ブリヂストン様の事例です。
株式会社ブリヂストン様では、「HTML で作成した既存のポータルサイトを、SharePoint 上に移行したい」というニーズをお持ちでした。HTML は手軽にホームページを作成・運用できる利点がある一方で、デザインが簡素になりがちという課題もあります。そこで弊社では、単にポータルサイトを SharePoint 上に移行するだけでなく、独自の Web パーツを活用し、利便性とビジュアルの両立を実現しました。これにより、ユーザーエクスペリエンスを向上させつつ、視覚的にも魅力あるポータルサイトが完成しました。
こちらの案件につきましては、以下のリンクより、詳細をご覧いただけます。
最後にご紹介するのは、エムエム建材株式会社様の事例です。
エムエム建材株式会社様は、長年にわたり社内ポータルサイトを運用していましたが、長期間の運用によりさまざまな課題が蓄積していました。具体的には、「新しいブラウザやデバイスに対応していない」「ページの階層が複雑になり、ユーザーが必要な情報を探しにくい」といった問題が挙げられます。そこで弊社は、既存の要素を活かしつつ、最新の技術を組み合わせたポータルサイトの再構築プランをご提案しました。これにより、従来のサイトの良さを損なうことなく、ユーザーに必要な情報をより見やすく提供できる環境を実現。また、費用対効果を考慮し、コストの削減も同時に達成しました。
こちらの案件につきましては、以下のリンクより、詳細をご覧いただけます。
ここまでの内容をお読みいただき、SharePoint を活用してポータルサイトを構築することに興味を持たれた方もいらっしゃるかもしれません。しかし、新しいツールを導入する際には、「うまく使いこなせるか」「導入にどれくらいのコストがかかるのか」などといった不安や疑問がつきものです。
そんな方々のために、弊社では SharePoint の導入支援を行っています。単に導入をサポートするだけでなく、企業様のニーズに合わせたカスタマイズや、運用開始後のフォローアップまでしっかり対応いたします。ここからは、弊社の構築支援サービスではどのようなサポートを提供しているのかを、事例をもとにご紹介いたします。
「ユーザーが 1 〜 2 クリックで目的のコンテンツにたどり着けるようにしたい」というご要望をもとに、サイトの構築支援を行いました。はじめに、現状のコンテンツを洗い出し、サイト構成の見直しやデザインの変更を行いました。その後、SharePoint のテンプレートをもとに、コンテンツの再作成し、全面的なリニューアルを実施しました。さらに、運用フェーズにおいては、ニュース記事のライティングやコンテンツ作成もサポートし、継続的な支援を提供しています。
「ポータルサイトのリニューアルを計画しているが、どこから手をつければよいかわからないのでサポートしてほしい」というご要望を受け、企画フェーズから支援を行いました。週次の定例会議を実施し、SharePoint に精通したコンサルタントがファシリテーターとして参加。サイト構成、コンテンツ構成、権限設定、運用ルールなどを整理・具体化し、リニューアルの基盤を構築しました。
その他の事例については下記をご覧ください。
次に、SharePoint でできることの中から、代表的なものを 8 つ、ご紹介します。
まず、SharePoint を活用することで、複数のポータルサイトを作成することが可能になります。SharePointでは、アクセス権限を細かく設定できるため、社内全体向けの広報用ポータルだけでなく、限定的なアクセスが必要なプロジェクト専用のポータルなども運用できます。
たとえば、大規模なプロジェクトを進める際には、関連資料やタスク管理ツールを一箇所に集約した専用ポータルを作成し、プロジェクトメンバー全員が効率的に情報を共有し、作業を進められる環境を整えることができます。他にも、プロジェクトや製品ごとに、ポータルを分けることで、顧客が自分の必要な情報にアクセスしやすくなります。
次に、SharePoint を利用することで、複数人が同じファイルを同時に閲覧・編集できるというものです。これにより、チームメンバー間のリアルタイムな共同作業が飛躍的に効率化されます。たとえば、各メンバーが同じドキュメントに同時にアクセスし、リアルタイムで編集内容が反映されるため、ファイルのバージョン管理や共有の手間が大幅に削減されます。
これにより、従来の「誰かがファイルを編集し終えるまで待つ」「複数のバージョンが存在して混乱する」といった問題が解消されます。ドキュメントは常に最新の状態で保たれるため、プロジェクトの進行が円滑になり、チーム全体の生産性を向上させることができます。また、Microsoft 365 との連携により、Word や Excel などのファイルを SharePoint 上で直接編集できるため、各種ファイル管理がさらにスムーズに行えます。各メンバーの変更履歴も記録されるため、誰がどこを編集したのかを追跡することも簡単です。さらに、共同編集機能はリモートワークや分散チームにも最適です。オフィスにいなくても、世界中どこからでもインターネット接続さえあれば、チーム全員が同じファイルにアクセスし、作業を進められます。
SharePoint では、社内のファイルサーバーのように、ポータルサイト上でさまざまなドキュメントや画像を一元的に管理することができます。データの保管や情報共有に利用できるストレージ容量は、「基本容量1 TB＋ユーザー数× 10 GB」と非常に大きく、さらに、アップロードできるファイルのサイズ上限は 250 GBです。そのため、サイズの大きいデータや大量のファイルでも、問題なく保存・管理することが可能です。さらに、SharePoint では、ファイルのバージョン履歴が自動的に管理されます。これにより、誤ってデータを更新してしまった場合でも、変更履歴をたどって過去のバージョンに簡単に復元することができます。結果として、重要なファイルの変更ミスやデータ損失のリスクを最小限に抑え、安心してファイル管理が行えます。
また、SharePoint では、業務に欠かせないさまざまなワークフローをシステム上で完結させることが可能です。ホームページの制作に限らず、幅広い業務プロセスにおいて、「承認ワークフロー」や「フィードバックや署名の収集」「タスクの状態管理」などをすべてシステム内で効率的に行えます。たとえば、書類の承認フローでは、書類を提出した後、関係者に自動的に通知が送られ、承認プロセスがスムーズに進みます。これにより、メールや紙ベースでのやりとりにかかっていた時間が大幅に削減され、全体の業務スピードが向上します。また、フィードバックや署名の収集も一箇所で管理できるため、どのステップが完了しているかをリアルタイムで把握でき、プロジェクトの進行状況を確実に追跡できます。
さらに、タスク管理機能を活用することで、各チームメンバーの作業状況や進捗を一元管理できます。これにより、タスクの割り当てや優先順位の調整が容易になり、プロジェクトの遅延を防ぎ、効率的なチームワークを実現します。
このように、SharePoint は業務のデジタル化を促進し、日々の業務フローを効率化する強力なツールです。これにより、担当者が作業のたびに手動でフローを回す必要がなくなり、時間と労力を大幅に削減できるでしょう。
仕事を進める中で「あれ？あのファイル、どこに行ったっけ……」と探し回った経験はありませんか？このようなシチュエーションにおいても、SharePoint はフォローを行っています。SharePoint では、ドキュメントライブラリやサイト全体の情報を対象にした全文検索機能が備わっているため、膨大なデータの中からでも必要なファイルや情報を迅速に見つけ出すことができます。この検索機能は非常に強力で、ファイル名だけでなく、ドキュメントの中身やメタデータまで検索対象となるため、曖昧な記憶でも探している情報にすぐにアクセスできます。また、フィルタリング機能も充実しており、作成日や更新日、担当者などさまざまな条件で結果を絞り込むことができるため、情報を探す手間を大幅に軽減します。
さらに、検索結果にはファイルのプレビュー表示も可能なので、ドキュメントをわざわざ開くことなく、内容を簡単に確認できます。これにより、探している情報を素早く特定し、作業のスピードが飛躍的に向上します。SharePoint のこの強力な検索機能を活用することで、情報の見逃しや時間のロスを防ぎ、効率的に業務を進めることが可能になります。特に大量のドキュメントやデータを扱う企業にとって、この機能は非常に有効なツールとなるでしょう。
また、SharePoint では、ドキュメントや画像などをリスト形式で整理し、一元管理することができます。リスト機能を活用することで、必要な情報をカテゴリーごとに分類し、項目ごとに管理することが可能です。たとえば、プロジェクトの進捗状況やタスク、資産管理、連絡先リストなど、さまざまなデータを効率よく管理・検索できるため、煩雑になりがちな業務データを簡潔に整理することができます。
SharePoint にはアンケート機能が搭載されており、アンケートの作成から送付、回収、集計までを一括して行うことができます。このアンケートにおいては、多肢選択式や自由回答式など、さまざまな回答形式を設定することができるほか、アンケート結果を Excel 形式でエクスポートすることが可能なため、データの分析や報告書の作成がスムーズに行えます。
SharePoint は、Microsoft 社の製品であるため、同社が提供する他のツールと簡単に連携できる点が大きな強みです。例えば、SharePoint 上で Word や Excel のファイルを直接確認・編集することができ、ファイルをローカルに保存する必要がありません。また、Outlook のスケジュールと連携することで、会議や予定をポータル上で確認できたり、Microsoft Teams と統合することで、Teams 上からもファイルの管理・共有がスムーズに行えるようになります。
このように、各ツールがシームレスに連携することで、業務の効率化やスピードアップを実現し、チーム全体の生産性を大幅に向上させることが可能です。
次に、SharePoint を導入することによるメリットを 4 つ、ご紹介します。
繰り返しになりますが、SharePoint は Microsoft 社の製品であるため、同社が提供する他のツールと簡単に連携することができます。多くの企業では日々の業務に、Word や Excel を使用しています。これらのツールを通じて作成したファイルを、SharePoint 上で簡単に共有・編集することが可能になるわけです。
加えて、普段から Microsoft Teams をコミュニケーションツールとして活用している企業であれば、Teams 上でファイルを共有・編集しながら、チャットや Web 会議を同時に進行することもできます。
これにより、業務の効率化や全体のスピードアップが大いに期待できます。
SharePoint では、各サイトの管理者がユーザーごとに適切なアクセス権限を細かく設定することが可能です。誰にどの範囲までの情報を開示するか、閲覧のみを許可するか、それとも編集も許可するか、さらには外部共有を許可するかといった細かな設定を管理者側で厳密にコントロールできます。
これにより、内部不正による情報漏えいや、データの改ざんなどのセキュリティリスクを最小限に抑えることができます。
SharePoint で作成・保存したファイルはクラウド上に保管されるため、インターネットに接続できる環境さえあれば、基本的にいつでも・どこからでも必要な情報にアクセスすることが可能です。オフィスにいなくても、外出先や自宅から、時間や場所を問わずにファイルの閲覧、編集、更新ができるため、柔軟な働き方をサポートします。
また、PC だけでなく、スマートフォンやタブレットなどのマルチデバイスにも対応しているため、外回りの営業やリモートワークを行っている社員にとっても非常に使い勝手の良いツールです。
また、Microsoft 社は高いセキュリティで知られています。現に、SharePoint を含む Microsoft 製品には。以下のようなセキュリティ対策が導入されています。
これらの対策により、ユーザーが安心してサービスを利用できる点も、SharePoint の大きなメリットのひとつです。
多くのものには、メリットとデメリットがあります。SharePoint においても、これは例外ではありません。そこで、SharePoint のデメリットをいくつかご紹介します。
SharePoint では、過去 7 日間、30 日間、90 日間のサイト利用状況データを確認することが可能です。ただし、追跡可能な項目は以下の通りであり、基本的には簡易的なアクセス解析に限られる点に注意が必要です。
より詳細なアクセス解析を行いたい場合は、Google アナリティクスなどの外部ツールをサイトに導入することが推奨されます。
SharePoint のポータルサイトは、あらかじめ用意されたテンプレートやパーツの中から、自社に合ったものを選んで作り上げていく形式のため、デザイン面ではある程度の制約があります。そのため、「カスタマイズを多く加えて、オリジナリティあふれるデザイン性の高いサイトを作りたい」という場合、SharePoint は不向きになる可能性があります。この点は、導入時に注意が必要です。
一方で、「サイト作りにあまり時間をかけず、手軽に作成したい」「デザインには特にこだわりがなく、シンプルなサイトで十分」といったニーズには、SharePoint は非常に適していると言えます。テンプレートやパーツを活用することで、短期間で必要な機能を備えたポータルサイトを構築できるため、効率的にサイトを運用することができます。
なお弊社では、よりオリジナリティあふれるデザインや高度なカスタマイズを希望されるお客様向けに、特別なサポートも提供しています。もし、「他とは一味違う、独自性のあるサイトを作りたい」とお考えでしたら、ぜひご相談ください。お客様のニーズに合ったカスタマイズプランをご提案いたします。
SharePoint を通じて構築したポータルには、コミュニケーション機能の一環として「いいね！」やコメントといった機能をつけることができます。ただし、それらの機能は Microsoft アカウントでログインして使用することが前提のため、誰がどのようなコメントやリアクションを残したのかがすべて記録され、一目瞭然となります。このため、利用する企業の社風によっては、コメントや反応を控えてしまうことがあり、かえってコミュニケーションが活発にならない可能性もある点には注意が必要です。
SharePoint には、単体で利用できるプランと、Microsoft 365 の各プランに含まれる形で利用できるプランがあります。プランによって料金だけでなく、提供される機能やストレージ容量、連携できる他のサービスが異なるため、企業のニーズに合ったプランを選ぶことが重要です。
ここでは、それぞれの料金体系と基本的な違いを詳しく説明し、選定のポイントもご紹介します。
SharePoint は、単体でも利用できるプランが用意されています。これには、ファイル共有やドキュメント管理、チームサイトの作成などの基本的な機能が含まれています。
Microsoft 365 Business Standard プランは、SharePoint だけでなく、Word や Excel、Outlook、Teamsなどの主要アプリケーションがすべて含まれるプランです。包括的に Microsoft 製品を利用したい企業向けのプランです。
※参考サイト：Microsoft 公式サイト｜SharePoint Online のオプションの比較
Microsoft 365 Businessには、3 つのプランがあり、それぞれ、内容と料金が変わります。
※参考サイト：Microsoft 公式サイト｜一般法人向け Microsoft 365「プランと価格」
SGプラスは、Microsoft 365 の導入・運用支援を専門とするサービスで、企業の業務改善を強力にサポートしています。特に SharePoint を活用した業務効率化に関する豊富なノウハウを持ち、導入のポイントや運用のコツを実践的に紹介。業務プロセスの自動化、データ管理の最適化、チームのコラボレーション強化など、企業の課題に応じた具体的な活用事例を多数掲載しています。
本記事では、SharePoint が具体的にどのような機能を提供し、業務効率向上や社内コミュニケーションの円滑化、情報セキュリティ強化にどのように貢献するのかを詳しく解説してきました。SharePoint の導入を検討している企業様や、ポータルサイトの構築を考えている方に向け、弊社では専門的なサポートを提供しています。
導入前のコンサルティングから、実際の設計・構築、運用支援まで一貫してサポートし、企業ごとのニーズに合わせた最適なソリューションを提案。また、既存システムとの連携や独自のカスタマイズ、導入後のトレーニング支援を通じて、業務効率の改善や組織全体の生産性向上を後押しします。
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