SharePoint を活用してポータルサイトを構築する際には、情報の周知性、利用者の利便性、情報分類、サイト構造の設計が重要です。適切な設計により、効率的な情報管理と運用が可能になります。本ブログでは、ポータルサイト構築の6つの重要な観点を詳しく解説します。
ポータルサイトの主な役割は、情報を周知することと情報を探しやすくすることです。「情報の周知」では、目立つビジュアルで重要な情報を掲載し、定期的にアクセスしてもらえる仕組みを作ります。また、重要な情報はメール通知を活用して確実に届けましょう。「情報のさがしやすさ」を実現するには、情報を適切に分類し、利用者の情報ニーズに応じて整理することが必要です。この2つの役割を満たすことで、サイトの価値が大きく向上します。
サイト構造は、トップページ、ナビゲーションページ、コンテンツページの 3 階層以内が理想です。階層が深くなると情報を探す手間が増えますが、3 階層以内にすることで効率的な導線を確保できます。
例えば、トップページに 50 個のリンクがあり、それぞれが 20 個のナビゲーションページに繋がっている場合、最大 1,000 個のコンテンツへの導線を確保できます。これにより、利用者が必要な情報に迅速にアクセスできるサイトを構築できます。
シーン別のナビゲーションページを用意することで、利用者の利便性が向上します。
例えば、申請手続きの流れを説明するページを作ると、申請者は手順を迷わずに進められるようになります。また、申請を受ける部門では、問い合わせや手戻りが減少し、業務効率が向上します。ナビゲーションページは利用者だけでなく、運用者にも大きなメリットをもたらします。
トップページのレイアウト設計では、重要度と利用頻度を考慮することが重要です。重要な情報や頻繁に利用される情報は、ページの上部に配置してアクセスを容易にします。このように明確な意図を持ってレイアウトを設計することで、利用者にとって分かりやすく、操作しやすいサイトを実現できます。
情報は、閲覧者の視点と発信者の視点の両方から分類する必要があります。閲覧者の視点では、業務や情報ニーズに基づいて情報を整理し、利用者が直感的に情報を見つけられる仕組みを作りましょう。一方、発信者の視点では、情報発信の責任を明確にし、どの部門がどの情報を発信・編集するのかを整理します。これにより、情報管理が効率化され、必要な情報を素早く届けることができます。
ナビゲーションメニューは、すべてのページで一貫した構成になります。これにより、利用者はどのページからでも効率的に情報を探すことができます。また、トップページに戻らなくても必要な情報にアクセスできるため、全体的な利便性が向上します。一貫性のあるナビゲーション設計が、サイトの使いやすさを大幅に高めます。
以上の 6 つの観点を押さえることで、SharePoint を活用したポータルサイトを効率的に構築し、利用者と運用者の満足度を高めることができます。本ブログが、皆様のサイト構築の一助となれば幸いです。
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