Microsoft Planner はプロジェクトのタスクの登録方法や業務のプランを新規で作成したりといったことはもちろん、タスクの進捗状況やメンバーの負荷状況をチェックすることが可能です。
ここでは、Microsoft Planner の作成方法や使い方のコツなど、基本操作についてご説明します。
●この記事の目次
新規のプランを作成する
プランは、部門やプロジェクトにおいてタスクを共有する場所です。プランの中で、部門のメンバーやプロジェクトのメンバーがタスクを登録し、共有することができます。プランは、部門やプロジェクトにおいてタスクを共有する場所です。プランの中で、部門のメンバーやプロジェクトのメンバーがタスクを登録し、共有することができます。
Microsoft Office ホーム画面で「Planner」と吹き出しが出るアイコン（図中①）をクリックします。見つからない時は「すべてのアプリ」と吹き出しが出るアイコンをクリックします。アプリの一覧が表示されるので、「Planner」（図中②）をクリックします。
左上にある「新しいプラン」と書かれたリンク（図中③）をクリックします。「プラン名」と書かれた場所（図中④）にわかりやすい名前を付けてください。
プランは、部門やプロジェクトにおいてタスクを共有する場所なので、誰とプランを共有するのかを設定します。
Planner は、Teams と一緒に利用することをお勧めします。Teams と一緒に利用することにより、チャットやファイル共有、Web会議等を使い、コミュニケーションを取りやすくなります。そのためプランを共有したいチームがない場合は、先にチームを作成しましょう。プランをチームに紐づけるには、既存の「Microsoft 365 グループの追加」と書かれたリンク（図中⑤）をクリックします。
チーム名の一覧が表示されるので、紐づけたいチーム（図中⑥）を選択してください。
選択後に「プランを作成」と書かれたボタン（図中⑦）をクリックすると、指定したチーム内でタスクを共有できる新しいプランが作成されます。
タスクのグループ別表示する
タスクは、様々なグループ別表示ができます。このグループ別表示をうまく活用することで、タスクを様々な視点から見ることができるようになり、効率よくタスク管理を行うことができます。
ここでは、お問合せ管理を例として説明します。
コールセンターではお客様から電話やパソコン、SNS からのお問合せに対応しています。基本的にはコールセンターで解決しているのですが、コールセンターで対応できないお問合せについて、サポート部門に対応を依頼しています。サポート部門の管理者は、お問合せ内容や担当者の負荷状況を見て、担当者をアサインしています。アサインされた担当者は、お問合せに対応します。最後にサポート部門の責任者は、対応が完了したことを最終チェックして、お問合せ対応が完了します。
このようなお問い合わせ管理を、Planner を使うとどのように効率化できるか、見てみましょう。
右上のグループ別バケットと書かれた場所（図中①）をクリックすると、グループ別表示の一覧（図中②）が表示されます。初期表示は、バケットですが、バケットには、受付、担当者アサイン、お問合せ対応、完了確認という作業プロセスを管理します。左から右へ作業プロセスが表示され、どの作業プロセスにどれだけのタスクがあるか、一目でわかります。
担当者を選択すると担当者毎のタスク一覧が表示されるので、誰がどのタスクを担当しているのかがわかります。担当者をアサインする時にメンバーの負荷状況を確認するのに役立ちます。
進行状況を選択すると、開始前、進行中、完了済の 3 種類のステータスがわかります。
期限を選択すると、タスクの期限毎に表示されます。朝の会議で遅延しているタスクや今日、明日で期限を迎えるタスクについて確認するのに役立ちます。
ラベルはタスクに対してタグ情報を追加することができます。ここでは「商品A」「商品B」「商品C」といった商品名や、「資料請求」「詳細説明依頼」「納期確認」「クレーム」といったお問い合わせ種別、「電話」「Web」「SNS」といったお問合せ経路をタグとして追加しています。ラベルは１つのタスクに対して複数追加することができるので、上手に活用してください。
優先度は、デフォルトが「中」で設定されます。内容に応じて「緊急」「重要」「低」に分類することができます。クレーム等は、「緊急」に設定するとわかりやすいです。
またグラフと書かれたタブ（図中③）をクリックすると、状態別、バケット別、優先度別、メンバー別の４種類のグラフが表示され、タスクの全体像を把握することができます。
スケジュールと書かれたタブ（図中④）をクリックすると、カレンダー形式でタスク一覧を表示できます。初期表示は月のカレンダーですが、件数が多いとすべてのタスクが表示されません。
そのような時は「週」と書かれたリンク（図中⑤）をクリックすると、週のタスク一覧を表示することができます。またカレンダーの右にはスケジュールされていないタスクが表示されるので、カレンダーを見ながらスケジュールを決めることできます。
タスクを追加する
「タスクを追加」と書かれたボタン（図中①）をクリックすると、タスクが追加されます。
「タスク名を入力」と書かれた場所（図中②）にわかりやすいタスク名を入力して、Enter キーを押すとタスクが登録されます。次のタスクが登録できるように「タスク名を入力」と書かれた場所にカーソルが移動するので、タスク名を入力して、Enter キーを押します。このようにタスクを追加する時は、タスク名を入力して、Enter キーを押すという操作を繰り返して、一気にタスク一覧を作ることをお勧めします。
次にタスクの詳細を登録します。
「割り当てる」と書かれた場所（図中③）をクリックすると、Microsoft 365 グループのメンバー一覧（図中④）が表示されるので、タスクの担当者を選択します。商品Aの詳細説明依頼タスクは、コールセンターで対応できないため、担当者アサインを行う山田さんを割り当てます。
「ラベルを追加」と書かれた場所（図中⑤）をクリックすると、ラベルを選択できます。電話で受け付けた商品Aの詳細説明依頼なので、「商品A」「詳細説明依頼」「電話」を選択します。
バケット（図中⑥）は、コールセンターで対応できないため、「担当者アサイン」を選択します。
進行状況（図中⑦）は、「開始前」「処理中」「完了済み」の 3 段階でステータスを管理します。受付を完了したので「処理中」にステータスを変更します。
優先度（図中⑧）は、デフォルトは「中」ですが、「緊急」「重要」「低」を選択することができます。
開始日（図中⑨）と期限（図中⑩）は、カレンダーから日付を指定して、タスクのスケジュールを登録することができます。このチームは、お問い合わせ管理を１週間以内に回答するルールにしているため、開始日は受付日、期限は１週間後の日付を設定します。
メモ（図中⑪）は、タスクについてもメモを登録できます。メモを登録すると、「カードに表示する」というチェックボックス（図中⑫）が表示されます。このチェックボックスにチェックを入れると、タスクを開かなくてもメモを確認することができます。
チェックリスト（図中⑬）は、タスクのサブタスクを登録することができます。チェックリストを登録すると、「カードに表示する」というチェックボックス（図中⑭）が表示されます。このチェックボックスにチェックを入れると、タスクを開かなくてもチェックリストを確認することができます。
添付ファイルは、「コンピューターから」「チームファイルから」「URLへのリンク」の３種類が選択（図中⑮）できます。「コンピューターから」を選択するとパソコンからファイルをアップロードできます。このときアップロードしたファイルは、チームサイトのドキュメント直下に保存されるため、ネーミングルールを決めることをお勧めします。「チームファイルから」を選択すると、チームサイトのドキュメントを指定することができます。フォルダ構成やネーミングルールを決め、ファイルをアップロードした上でリンクを設定する方法です。「URLへのリンク」を選択するとURLや表示するテキストを指定して、リンクを設定できます。
コメントは、メッセージを入力するとチームのメンバーにメールで通知されます。
タスクを追加した後は、アサインされた担当者が期日通りにタスクを実施します。基本的には、バケットを見ながら、次の作業プロセスにタスクを動かしていきます。タスクを動かす際に割り当てを変更したり、コメントでメッセージを送信したりして、コミュニケーションを取ります。
また管理者は、期限や担当者等のグループ別表示やグラフを活用して、タスクに漏れがないか？遅延はないか？特定の担当者に負荷が集中していないか？といったことをチェックしましょう。
まとめ
今回は、Planner の新しいプランの作成からタスクの登録、タスクの進捗状況の確認、そしてメンバーの負荷状況の表示まで、Microsoft Planner の基本操作について詳しく説明しました。
Microsoft Planner を有効活用することで、タスクの進行状況を視覚的に把握し、効率的な管理が出来るようになります。また、Teams と一緒に利用することで管理に加え、部門のメンバーやプロジェクトのメンバーとのコミュニケーションもとりやすくなるのでおすすめです。
Microsoft 365 には、業務を利便性を向上させる使いやすい様々なアプリケーションがあります。導入や活用に不安があるなどのご相談があれば、ぜひ弊社へお問い合わせください。Microsoft 365 の導入から業務改善までご支援します。
Planner の関連ブログ一覧は こちら
関連サービス：Microsoft 365 導入支援サービス