ファイルビューアーは、2023年3月10日に「ファイルとメディア」に名称を変更しました。ファイルとメディアは、機能の変更はなく PowerPoint、Excel、Word、PDF 等のファイルの内容をページに表示するための Web パーツです。ページ上でファイルの内容を見ることができるため、「ダウンロードが面倒」といった課題を解決することができます。ここでは、「ファイルとメディア」という Web パーツについてご説明します。
※この記事の画面キャプチャー画像は、2023年3月以前のものです。
画面キャプチャー画像上に表示されるのパーツ名は「ファイルビューアー」となっています。
●この記事の目次
- ファイルとメディアを配置した場合の画面表示
1-1. 1 段組みセクション
1-2. 3 分の 1 が右側のセクション
1-3. 2 段組みセクション・3 段組みセクション - ファイルとメディアの設定方法
2-1. PowerPoint
2-2. Excel
2-3. Word
2-4. PDF - ユーザーが選択したファイルを「ファイルとメディア」に表示する方法
- まとめ
ファイルとメディアを配置した場合の画面表示
これは、ファイルとメディアを 1 段組みセクション（図中①）に配置したサンプルです。
PowerPoint（図中②）はスライド単位（図中③）に表示されます。
Excel（図中④）は、横スクロール（図中⑤）と縦スクロール（図中⑥）が表示されます。
Word（図中⑦）は、75 ％以上の倍率で横幅がすべて表示できる場合は、縦スクロールのみですが、横幅がすべて表示できない場合は、横スクロールが表示されます。
PDF（図中⑧）は、ウィンドウの幅に合わせて倍率が自動調整されるため、縦スクロールのみですが、倍率を上げた場合、横スクロールが表示されます。1 段組みセクションは、横幅が広いため、元ファイルの文字のサイズによりますが、ファイルの中身を確認することが可能です。
3 分の 1 が右側のセクション
これは、ファイルとメディアを 3 分の 1 が右側のセクション（図中⑨）に配置したサンプルです。横幅が狭くなるため、PowerPoint（図中⑩）は倍率が下がり、文字が小さくなります。
Excel（図中⑪）は表示されるエリアが小さくなります。
Word（図中⑫）や PDF（図中⑬）は倍率が下がり、文字が小さくなります。
2 段組みセクション・3 段組みセクション
2 段組みセクション（図中⑭）や 3 段組みセクション（図中⑮）に配置した場合、さらに横幅が狭くなるため、「ファイルの内容をページに表示する」というファイルとメディア（図中⑯）の魅力が失われます。ファイルとメディアは 1 段組みセクションで利用することをお勧めします。
ファイルとメディアの設定方法
ファイルとメディアの設定方法についてご説明します。
編集モードで、「新しい Web パーツを追加（図中①）」と吹き出しが出るアイコンをクリックすると表示される画面から「ドキュメント、リスト、ライブラリ」の中にある「ファイルとメディア（図中②）※」を選択します。
左のメニューからファイルの設定方法を選択します。
ここでは「サイト（図中③）」を選択し、ファイルとメディアに表示したいファイルを選択し、ページ右下の「選択（図中④）」と書かれたボタンをクリックします。
「Web パーツの編集（図中⑤）」と吹き出しが出るアイコンをクリックすると、ファイルとメディアの設定画面（図中⑥）を表示することができます。
PowerPoint
ファイルとメディアに PowerPoint ファイルを指定した場合の設定についてご説明します。
「スライドの開始（図中①）」の下にある入力ボックスにスライド番号を入れると、ページ上で表示したい PowerPoint のスライドを指定できます。「ファイルの変更（図中②）」ボタンをクリックするとファイルを変更することができます。「説明の追加（図中③）」と書かれた場所にファイルの説明を記載することができます。
またファイルとメディアは、下の部分にユーザーが利用できるメニューが表示されます。「次のスライド（図中④）」と吹き出しが出るアイコンをクリックすると、次のスライドに切り替わります。「前のスライド（図中⑤）」と吹き出しが出るアイコンをクリックすると、前のスライドに切り替わります。
「メニュー（図中⑥）」と吹き出しが出るアイコンをクリックし、「コピーのダウンロード（図中⑦）」を選択すると、ファイルをダウンロードできます。「PDF に印刷（図中⑧）」を選択すると、ファイルが PDF 化されるので、ダウンロードしたり、印刷したりすることができます。
「ページを新しいウィンドウで開きます。（図中⑨）」と吹き出しが出るアイコンをクリックすると新しいタブで PowerPoint が表示されます。
Excel
ファイルとメディアに Excel ファイルを指定した場合の設定についてご説明します。
デフォルトは「ブック全体（図中①）」ですが、ここをクリックすると表示されるリストから「グラフ（図中②）」を選択します。
グラフ名（図中③）の下に Excel の中に設定されているグラフ名を入力し、適用ボタン（図中④）をクリックすると、指定したグラフのみを表示することができます。
「ブック全体（図中⑤）」をクリックすると表示されるリストから「テーブル（図中⑥）」を選択します。
テーブル名（図中⑦）の下に Excel の中に設定されているテーブル名を入力し、適用ボタン（図中⑧）をクリックすると、指定したテーブルのみを表示することができます。
「ブック全体（図中⑨）」をクリックすると表示されるリストから「範囲（図中⑩）」を選択します。
「シート名（図中⑪）」の下に Excel の中に設定されているシート名を入力します。「最初のセル（図中⑫）」に表示したい範囲の左上のセルを入力し、「最後のセル（図中⑬）」に表示したい範囲の右下のセルを入力して、適用ボタン（図中⑭）をクリックすると、指定した範囲のみを表示することができます。
「グリッド線を表示する（図中⑮）」と書かれた左にあるチェックボックスのチェックを外し、適用ボタン（図中⑯）をクリックすると、Excel のグリッド線を消すことができます。
「行と列の見出しを表示する（図中⑰）」と書かれた左にあるチェックボックスのチェックを外し、適用ボタン（図中⑱）をクリックすると、A、B、C、D と表示される列名や、1、2、3、4 と表示される行名を消すことができます。
「列の並べ替えとフィルター処理ができるようにする（図中⑲）」と書かれた左にあるチェックボックスのチェックがついていると、Excel の中でフィルター設定がされている箇所でフィルターや並び替えができるのですが、チェックを外し（図中⑳）、適用ボタン（図中㉑）をクリックすると、フィルター設定を外すことができます。「ファイルの変更（図中㉒）」と「説明の追加（図中㉓）」は PowerPoint と同様です。
またファイルとメディアは、下の部分にユーザーが利用できるメニュー（図中㉔）が表示されます。
「ダウンロード（図中㉕）」と吹き出しが出るアイコンをクリックすると、ファイルをダウンロードできます。「フルサイズでブックを表示（図中㉖）」と吹き出しが出るアイコンをクリックすると新しいタブで Excel が表示されます。
Word
ファイルとメディアに Word ファイルを指定した場合の設定についてご説明します。
「開始ページ（図中①）」の下にある入力ボックスにページ番号を入れると、ページ上で表示したいWord のページを指定できます。「ファイルの変更（図中②）」と「説明の追加（図中③）」は PowerPoint と同様です。
またファイルとメディアは、下の部分にユーザーが利用できるメニューが表示されます。「ズームレベル（図中④）」と吹き出しが出るアイコンをクリックすると、倍率を指定することができます。
「メニュー（図中⑤）」と吹き出しが出るアイコンをクリックし、「コピーのダウンロード（図中⑥）」を選択すると、ファイルをダウンロードできます。「PDF に印刷（図中⑦）」を選択すると、ファイルが PDF 化されるので、ダウンロードしたり、印刷したりすることができます。
「全画面表示（図中⑧）」と吹き出しが出るアイコンをクリックすると新しいタブで Word が表示されます。
ファイルとメディアに PDF ファイルを指定した場合の設定についてご説明します。
「開始ページ（図中①）」の下にある入力ボックスにページ番号を入れると、ページ上で表示したい PDF のページを指定できます。「ファイルの変更（図中②）」と「説明の追加（図中③）」は PowerPoint と同様です。
またファイルとメディアは、下の部分にユーザーが利用できるメニューが表示されます。「次のページ（図中④）」と吹き出しが出るアイコンをクリックすると、次のページに、「前のページ（図中⑤）」と吹き出しが出るアイコンをクリックすると、前のページに切り替わります。
表示したいページを入力（図中⑥）すると、指定したページにジャンプします。
「ズーム（図中⑦）」と吹き出しが出るアイコンをクリックすると、倍率を指定することができます。
「回転（図中⑧）」と吹き出しが出るアイコンをクリックすると、時計回りに 90 度回転します。
「検索（図中⑨）」と吹き出しが出るアイコンをクリックして、キーワードを入力すると、検索結果がハイライト表示されます。
「新しいウィンドウで開く（図中⑩）」と吹き出しが出るアイコンをクリックすると新しいタブで PDF が表示されます。
ユーザーが選択したファイルを「ファイルとメディア」に表示する方法
ドキュメントライブラリを組み合わせることで、ユーザーが選択したファイルを「ファイルとメディア」に表示する動的なページを作ることが可能です。
まず、ユーザーが選択するファイルが保存されているドキュメントライブラリをページ内に設置します。編集モードで、「新しい Web パーツを追加（図中①）」と吹き出しが出るアイコンをクリックすると表示される画面から「ドキュメント、リスト、ライブラリ」の中にある「ドキュメントライブラリ（図中②）」を選択します。
ドキュメントライブラリの一覧が表示されるので、ユーザーが選択するファイルが保存されているドキュメントライブラリを選択します。
このドキュメントライブラリは、ユーザーがファイルとメディアに表示するファイルを指定するために利用するため、「コマンドバーは表示しない（図中③）」「すべて表示ボタンを非表示にする（図中④）」と設定したほうが、ユーザーが迷わないためお勧めです。また、「表示（図中⑤）」や「フォルダー（図中⑥）」を適切に指定して、ユーザーが選択しやすいように工夫しましょう。
次に、ユーザーが選択したファイルを表示するファイルとメディアをページ内に設置します。編集モードで、「新しい Web パーツを追加（図中⑦）」と吹き出しが出るアイコンをクリックすると表示される画面から「ドキュメント、リスト、ライブラリ」の中にある「ファイルとメディア（図中⑧）」を選択します。
ここではファイルを選択せずに、ページ右下の「キャンセル（図中⑨）」と書かれたボタンをクリックします。
「その他のオプション（図中⑩）」と吹き出しが出るアイコンをクリックし、「ソースに接続（図中⑪）」をクリックします。
「ソースに接続（図中⑫）」の下をクリックし、設定したドキュメントライブラリ（図中⑬）を選択します。最後に「下書きとして保存（図中⑭）」と書かれたボタンをクリックして、動作を確認しましょう。
ドキュメントライブラリの中から、表示したいファイルを選択すると、ファイルとメディアに選択したファイルを表示することができます。このように「ソースに接続」を使うと、ユーザーが選択したファイルをファイルとメディアに表示することができます。
まとめ
Sharepoint のファイルとメディアは、ポータルサイトでファイルを直接閲覧出来る Web パーツです。多彩なファイルに対応しており、文書・PDF・画像はもちろんですが音声や動画も閲覧できます。ファイルをダウンロードすることなく内容を確認し、編集できるので共同作業の効率化も期待できます。また、ユーザーごとにアクセス制御ができるため、セキュリティの面でも安心して利用することができます。
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