SharePoint の Web パーツ「ドキュメントライブラリ」は、Excel、Word、PDF 等のファイルを保管するライブラリを一覧で表示するために活用する Web パーツです。ページに表示することで目的のファイルに直接アクセスすることができます。ここでは、「ドキュメントライブラリ」という Web パーツについてご説明します。
●この記事の目次
- ドキュメントライブラリを配置した場合の画面表示
1-1. 1 段組みセクションの場合
1-2. 3 分の 1 が右側のセクションの場合
1-3. 2 段組みセクションの場合 - ドキュメントライブラリの設定方法
2-1. 基本設定
2-2.フィルター処理 - まとめ
ドキュメントライブラリを配置した場合の画面表示
最初に、様々なセクションにドキュメントライブラリを配置した場合に、どのように表示されるか、見てみましょう。
1 段組みセクションの場合
これは、ドキュメントライブラリを 1 段組みセクション（図中①）に配置したサンプルです。 横幅が広いため、一定の項目を表示することが可能です。
3 分の 1 が右側のセクションの場合
これは、ドキュメントライブラリを 3 分の 1 が右側のセクション（図中②）に配置したサンプルです。 横幅が狭くなるため、表示できない項目はスクロールバーで確認できます。
2 段組みセクションの場合
2 段組みセクション（図中③）や 3 段組みセクション（図中④）に配置した場合、さらに横幅が狭くなるため、表示できる項目が少なくなります。
ドキュメントライブラリの設定方法
ドキュメントライブラリの設定方法についてご説明します。
基本設定
編集モードで、「新しい Web パーツを追加（図中①）」と吹き出しが出るアイコンをクリックすると表示される画面から「ドキュメント、リスト、ライブラリ」の中にある「ドキュメントライブラリ（図中②）」を選択します。
ドキュメントライブラリの一覧が表示されるので、選択します。
「Web パーツの編集（図中③）」と吹き出しが出るアイコンをクリックすると、ドキュメントライブラリ（図中④）の設定画面を表示することができます。
「ドキュメントライブラリ（図中⑤）」の下をクリックすると一覧が表示されるので、表示するドキュメントライブラリを変更することができます。
「表示（図中⑥）」の下をクリックすると、ドキュメントライブラリに設定されているビューを選択することができます。
「フォルダー（図中⑦）」の下で名前を指定すると、指定したフォルダーを表示することができます。また、「スラッシュ」で区切ると下の階層のフォルダーを指定することもできます。
「サイズ（図中⑧）」の下をクリックすると、表示する Web パーツの大きさを設定することができます。
「コマンドバーを表示（図中⑨）」と書かれた左のトグルボタンをクリックすると、Web パーツの上部にあるコマンドバーの表示、非表示を切り替えることができます。
「すべて表示ボタンを表示する（図中⑩）」と書かれた左のトグルボタンをクリックすると、Web パーツの右上にある「すべて表示（図中⑪）」と書かれたリンクの表示、非表示を切り替えることができます。
フィルター処理
「動的フィルター処理（図中⑫）」と書かれた下のトグルボタンをクリックすると、動的フィルターのオン、オフを切り替えることができます。 動的フィルター処理は、カテゴリーを選択すると選択したカテゴリーでフィルターをかけるといった、動的なページを作ることが可能です。
まず、フィルターをかける項目が設定されているリストを設定します。 ここではシンプルにフィルター項目のみを設定したカテゴリー（図中⑬）というリストを作成しました。
※リストの作成方法はこちら
編集モードで、「新しいWebパーツを追加（図中⑭）」と吹き出しが出るアイコンをクリックすると表示される画面から「ドキュメント、リスト、ライブラリ」の中にある「リスト（図中⑮）」を選択します。
リストの一覧が表示されるので、作成した「カテゴリー（図中⑯）」というリストを選択します。
このリストは、フィルターをかけるカテゴリーを指定するために利用するため、「コマンドバーは表示しない（図中⑰）」「すべて表示ボタンを非表示にする（図中⑱）」と設定したほうが、ユーザーが迷わないためお勧めです。
次にドキュメントライブラリの設定ですが、動的フィルター処理（図中⑲）をオンにすると設定項目が表示されます。
「フィルターする列（図中⑳）」の下をクリックすると、ドキュメントライブラリに設定されている列が表示されるので、フィルターをかけたい列である「カテゴリー（図中㉑）」を選択します。
「フィルター値を含むリストまたはライブラリ（図中㉒）」の下をクリックすると、ページの中に設定されているリストとライブラリが表示されるので、「カテゴリー（図中㉓）」を選択します。
「フィルター値を含む列のプロパティ（図中㉔）」の下をクリックすると、カテゴリーリストの列が表示されるのでフィルター値が含まれる「タイトル（図中㉕）」を選択します。
最後に適用ボタン（図中㉖）をクリックして、「下書きとして保存（図中㉗）」と書かれたボタンをクリックして、動作を確認しましょう。
カテゴリーリスト（図中㉘）の中から、フィルターしたい項目選択すると、ドキュメントライブラリのカテゴリーでフィルターされた一覧（図中㉙）を表示することができます。
このように動的フィルターを使うと、ユーザーの操作によって動的にフィルターをかけることができます。
まとめ
今回は、Sharepoint のドキュメントライブラリについて、セクションへ配置や表示、加えて設定についてご説明いたしました。ドキュメントライブラリは様々なファイルを格納するライブラリですので視覚的に見やすく表示させることが大切です。
今回のご説明の他にファイルにカテゴリを追加したり、概要を追加すれば、さらに効果的でありファイルの格納庫としては、機能が充実したライブラリとして活用することが可能です。
SGプラス株式会社では、ポータルサイトの改善や効果的な運用のコンサルティングも行っております。
効率的、かつ効果的な運用についてお悩みのご担当者様は、ぜひ一度問い合わせ下さい。
Microsoft 365 に精通したコンサルタントが丁寧にご説明させていただきます。
SharePoint の関連ブログ一覧は こちら
関連サービス：SharePoint ポータルサイト構築支援サービス