SharePoint のリストを利用すると、社員に対して情報を発信するためのお知らせ掲示板や FAQ のようなコンテンツを簡単に作成することができます。また、リストを使って課題管理表やタスク管理など、複数の人が参加して情報を共有し、メンテナンスするコンテンツも効率的に作成できます。リストは、情報の整理や共有に非常に便利なツールです。ここでは、リストの活用法や効果的な使い方について解説していきます。
●この記事の目次
リストの活用方法についてご説明します。
リストは、「情報発信」「情報共有」「データ保管」といった利用シーンで活用することができます。
情報発信は、FAQ やお知らせ掲示板がその代表例です。
これはリストで作成した FAQ です。カテゴリや質問、答えといった項目（図中①）を設定し、情報発信します。例えば育児休業制度について知りたい社員が「育児休業」というキーワードで検索し、答えを確認することで自己解決ができるようになります。
またビューを作成して、ギャラリー表示にするこもできます。
「カテゴリ別」に表示したりすることで、みやすい表示を工夫することができます。
情報共有は、課題管理表やタスク管理がその代表例です。
これはリストで作成した課題管理表です。課題や起票日、ステータス、担当、期限、状況といった項目を設定し、情報共有します。関係者がみんなでこのリストをメンテナンスし、情報共有することで、漏れをなくし、課題解決に向けたアクションを行うことができるようになります。
またビューを作成して、「担当別」に完了していないタスクを表示することもできます。
完了していないタスクを期限が迫っている課題から順番に表示したりすることで、みやすい表示を工夫することができます。
データ保管は、PowerApps や Power Automate 等を使い、作成する業務アプリのデータを保管する場所として利用します。
これはリストで作成した勤怠記録です。
在宅ワークが多くなった昨今、出社時間や退社時間の記録を正確に取るためにアプリを作り、そのデータ保管先としてリストを活用します。
PowerApps で作ったアプリで「記録する」ボタンをタップすると、勤怠記録リストに日時データが蓄積されます。月末に勤怠記録リストからデータを出力すれば勤怠を正確に把握することができます。
リストは、SharePoint 上で利用することができるExcelのようなもので、複数の人がデータを閲覧したり、編集したりすることができます。ここではリストの機能概要についてご説明します。
これはリストで作成した FAQ です。
カテゴリやタイトル、答え、詳細、更新日時といった列の項目が設定されていますが、この列の項目は自由に設定することができます。
列に設定した項目でデータを登録することができるのですが、1 行 1 行のデータを「アイテム（図中①）」と呼びます。アイテムを追加したい時は、新規ボタン（図中②）をクリックすると新しいアイテムの登録画面が表示されます。
アイテムを編集したい時は、タイトルの上にマウスを合わせるとリンクが設定されているので、このリンクをクリックします。「すべて編集（図中③）」と書かれた場所をクリックするとアイテムを編集することができます。
アイテムをまとめて編集したい時は、「グリッドビューの編集（図中④）」と書かれた場所をクリックします。
このグリッドビューでは、表形式でまとめて編集することができます。また、Excel で作成したデータを貼り付けることもできるので、多くのアイテムを一括登録したい時や一括編集したい時に便利です。
列名をクリックすると表示されるメニューから「A から Z（図中⑤）」を選択すると、昇順で並び替えることができます。また、「Z から A（図中⑥）」を選択すると、降順で並び替えることができます。
列名をクリックすると表示されるメニューから「フィルター基準（図中⑦）」を選択します。
右側にフィルター画面が表示されます。フィルターをかけたい条件を選択（図中⑧）し、「適用する（図中⑨）」をクリックすると指定した条件で抽出されます。
列名をクリックすると表示されるメニューから「列の設定（図中⑩）」をクリックし、「列の表示/非表示（図中⑪）」をクリックします。
ビューの列の編集画面で不要な項目のチェックを外し、表示したい項目にチェックをつけます。また、項目をドラッグ＆ドロップで移動すると表示順序を変更できます。最後に「適用（図中⑫）」をクリックすると設定した表示項目、表示順序に変更されます。
並び替えやフィルター、表示項目を設定した状態をビューとして保存することができます。上部のメニューから「表示オプションの切り替え」と吹き出しが出る場所（図中⑬）をクリックします。
表示されるメニューから、「ビューに名前を付けて保存（図中⑭）」をクリックします。
入力ボックスにわかりやすい名前を付け、保存ボタン（図中⑮）をクリックするとビューが保存されます。
保存したビューは「表示オプションの切り替え」と吹き出しが出る場所（図中⑯）をクリックすると表示されるメニューから簡単に呼び出すことができます。
また、「現在のビューの編集」をクリックすると表示される「このビューの Web アドレス」に記載されている URL（図中⑰）をリンク等に指定すると、直接ビューを呼び出すことができます。
リストへのリンクをコピーしたい場合は、上部のメニューから「共有（図中⑱）」と書かれた場所をクリックします。表示されるメニューから、「コピー（図中⑲）」をクリックすると、リストの URL がコピーされます。
また、アイテムへのリンクをコピーしたい場合は、リンクをコピーしたいアイテムのタイトルの右にある「アクションの表示」と表示されるアイコン（図中⑳）をクリックします。表示されるメニューから、「リンクをコピー（図中㉑）」をクリックすると、アイテムの URL がコピーされます。
リストのデータを Excel や CSV でダウンロードすることができます。上部のメニューから「エクスポート（図中㉒）」と書かれた場所をクリックします。表示されるメニューから、「CSV にエクスポート（図中㉓）」または「Excel にエクスポート（図中㉔）」をクリックすると、指定した形式でダウンロードされます。
新規にリストを作成する方法をご説明します。
リストを作成する時は、トップページの上部のメニューから「新規（図中①）」と書かれた場所をクリックします。表示されるメニューから、「リスト（図中②）」をクリックします。
リストの作成方法は、「空白のリスト」「既存のリストから」「Excel から」「CSV から」「テンプレート」の 5 種類があります。ここでは一番標準的な作成方法である「空白のリスト（図中③）」をクリックします。
※「既存のリストから」「Excel から」「CSV から」「テンプレート」からのリストの作成方法は、下記のブログで紹介しています。ぜひご参照ください。
「名前」の下（図中④）にリスト名を入力します。「説明」の下（図中⑤）にリストの説明を設定できますが、必須項目ではないので空欄でも構いません。「サイトナビゲーションに表示」の左（図中⑥）にチェックが入っていると、サイトナビゲーションに作成したリストへのリンクが設定されますが、ここではチェックを外します。作成ボタン（図中⑦）をクリックすると「タイトル」のみが設定されたリストが作成されます。
「1 行テキスト」は、1 行に最大 255 文字のデータを登録できるテキスト列を追加できます。「1 行テキスト」を追加するには「列の追加」と書かれた場所（図中①）をクリックします。表示されるメニューから「テキスト（図中②）」をクリックし、次へボタン（図中③）をクリックすると、画面右に列の作成画面が表示されます。
「名前」の下（図中④）に列名を入力します。
「説明」の下（図中⑤）に列の説明を設定できますが、必須項目ではないので空欄でも構いません。
「規定値」の下（図中⑥）に規定値を設定することができます。
また、「計算済みの値を使用」の左（図中⑦）にチェックを入れると計算結果を登録することができますが、ここでは割愛します。
「その他のオプション」と書かれた場所（図中⑧）をクリックするとオプション設定が表示されます。
「最大文字数」の下（図中⑨）に最大文字数を指定することができます。
「この列に情報が含まれている必要があります」の下のトグルボタン（図中⑩）を「はい」に変えると必須項目に設定できます。
「一意の値を適用」の下のトグルボタン（図中⑪）を「はい」に変えると同じデータが登録できないように設定できます。
最後に保存ボタン（図中⑫）をクリックすると列が追加されます。
「選択肢」は、指定した選択肢の中からデータを登録できる列を追加できます。「選択肢」を追加するには「列の追加（図中①）」と書かれた場所をクリックします。表示されるメニューから「選択肢（図中②）」をクリックし、次へボタン（図中③）をクリックすると、画面右に列の作成画面が表示されます。
「名前」の下（図中④）に列名を入力します。
「説明」の下（図中⑤）に列の説明を設定できますが、必須項目ではないので空欄でも構いません。
「選択肢」の下（図中⑥）に任意の選択肢を指定できます。
「選択肢1」と書かれた場所をクリックすると編集できるようになるため、任意の選択肢を入力します。パレットのアイコン（図中⑦）をクリックすると色の変更ができます。「選択肢を削除」と吹き出しが出るアイコン（図中⑧）をクリックすると削除されます。「選択肢を追加」と書かれた場所（図中⑨）をクリックすると選択肢を追加することができます。
「値を手動で追加できます」の左にあるチェックボックス（図中⑩）にチェックを入れると、ユーザーがアイテムを追加する際に選択肢を追加することができます。
「規定値」の下（図中⑪）に規定値を設定することができます。
「計算済みの値を使用」の左（図中⑫）にチェックを入れると計算結果を登録することができますが、ここでは割愛します。
「その他のオプション」と書かれた場所（図中⑬）をクリックするとオプション設定が表示されます。
「次の形式で選択肢を表示」と書かれた下で、「ドロップダウンメニュー（図中⑭）」と「オプションボタン（図中⑮）」から表示形式を指定することができます。
「複数選択を許可」の下のトグルボタン（図中⑯）を「はい」に変えると複数の項目を選択できるように設定できます。「この列に情報が含まれている必要があります」の下のトグルボタン（図中⑰）を「はい」に変えると必須項目に設定できます。
「一意の値を適用」の下のトグルボタン（図中⑱）を「はい」に変えると同じデータが登録できないように設定できます。
最後に保存ボタン（図中⑲）をクリックすると列が追加されます。
「日付と時刻」は、日付または日時を登録できる列を追加できます。「日付と時刻」を追加するには「列の追加」と書かれた場所（図中①）をクリックします。表示されるメニューから「日付と時刻（図中②）」をクリックし、次へボタン（図中③）をクリックすると、画面右に列の作成画面が表示されます。
「名前」の下（図中④）に列名を入力します。
「説明」の下（図中⑤）に列の説明を設定できますが、必須項目ではないので空欄でも構いません。
「時間を含める」の下のトグルボタン（図中⑥）を「はい」に変えると時間を登録できるように設定できます。
「わかりやすい形式」の下のトグルボタン（図中⑦）を「はい」に変えるとわかりやすい形式に設定できます。
ここでわかりやすい形式についてご説明します。
現在、2023 年 2 月 10 日の 12 時だとすると、通常の形式の場合、年月日や時刻が表示されます。これに対してわかりやすい形式に設定した場合、12 時間前や昨日といった表示に変わります。正確な日時はわかりませんが、直感的な時間がわかる表現で表示されます。
「規定値（図中⑧）」をクリックすると「今日の日付」と「日時の選択」のいずれかの方法で規定値を設定することができます。
「計算済みの値を使用」の左（図中⑨）にチェックを入れると計算結果を登録することができますが、ここでは割愛します。
「その他のオプション」と書かれた場所（図中⑩）をクリックするとオプション設定が表示されます。
「この列に情報が含まれている必要があります」の下のトグルボタン（図中⑪）を「はい」に変えると必須項目に設定できます。
「一意の値を適用」の下のトグルボタン（図中⑫）を「はい」に変えると同じデータが登録できないように設定できます。
最後に保存ボタン（図中⑬）をクリックすると列が追加されます。
「複数行テキスト」は、最大 63,999 文字のデータを登録できるテキスト列を追加できます。その名の通り、複数行のデータを登録でき、書式設定を行うこともできます。「複数行テキスト」を追加するには「列の追加（図中①）」と書かれた場所をクリックします。表示されるメニューから「複数行テキスト（図中②）」をクリックし、次へボタン（図中③）をクリックすると、画面右に列の作成画面が表示されます。
「名前（図中④）」の下に列名を入力します。
「説明」の下（図中⑤）に列の説明を設定できますが、必須項目ではないので空欄でも構いません。
「規定値」の下（図中⑥）に規定値を設定することができます。
「計算済みの値を使用」の左（図中⑦）にチェックを入れると計算結果を登録することができますが、ここでは割愛します。
「その他のオプション」と書かれた場所（図中⑧）をクリックするとオプション設定が表示されます。
「拡張リッチテキストを使用」の下のトグルボタン（図中⑨）を「はい」に変えると書式を変更できるようになります。この設定を行うと、フォントや文字の色といった装飾や、リンク設定、画像挿入が可能になります。
「既存のテキストに変更を追加する」の下のトグルボタン（図中⑩）を「はい」に変えると変更履歴が画面上で閲覧できます。
ここで「既存のテキストに変更を追加する」が「いいえ」の場合と「はい」の場合の違いについてご説明します。既存のテキストに変更を追加するが「いいえ」の場合、内容を変更すると書き換わります。一方、既存のテキストに変更を追加するが「はい」の場合、変更履歴が画面上で閲覧できます。
「この列に情報が含まれている必要があります」の下のトグルボタン（図中⑪）を「はい」に変えると必須項目に設定できます。最後に保存ボタン（図中⑫）をクリックすると列が追加されます。
「ユーザー」は、ユーザーやグループを登録できる列を追加できます。「ユーザー」を追加するには「列の追加（図中①）」と書かれた場所をクリックします。表示されるメニューから「ユーザー（図中②）」をクリックし、次へボタン（図中③）をクリックすると、画面右に列の作成画面が表示されます。
「名前」の下（図中④）に列名を入力します。
「説明」の下（図中⑤）に列の説明を設定できますが、必須項目ではないので空欄でも構いません。
「グループの選択を許可」の左にあるチェックボックス（図中⑥）にチェックを入れると、グループを登録できるようになります。
「プロフィール写真の表示」の下のトグルボタン（図中⑦）を「はい」に変えるとプロフィール写真を表示できます。
「その他のオプション」と書かれた場所（図中⑧）をクリックするとオプション設定が表示されます。
「複数選択を許可」の下のトグルボタン（図中⑨）を「はい」に変えると複数のユーザーやグループを登録できるように設定できます。
「この列に情報が含まれている必要があります」の下のトグルボタン（図中⑩）を「はい」に変えると必須項目に設定できます。
「一意の値を適用」の下のトグルボタン（図中⑪）を「はい」に変えると同じデータが登録できないように設定できます。
最後に保存ボタン（図中⑫）をクリックすると列が追加されます。
「数値」は、数値データを登録できる列を追加できます。「数値」を追加するには「列の追加（図中①）」と書かれた場所をクリックします。表示されるメニューから「数値（図中②）」をクリックし、次へボタン（図中③）をクリックすると、画面右に列の作成画面が表示されます。
「名前」の下（図中④）に列名を入力します。
「説明」の下（図中⑤）に列の説明を設定できますが、必須項目ではないので空欄でも構いません。
「プレビュー」の下（図中⑥）で、どのように表示されるかを確認することができます。
その下にあるアイコンや、「カスタム」と書かれた場所（図中⑦）をクリックして登録する文字列や記号を数値の前後につけることができます。
「小数点以下の桁数（図中⑧）」をクリックすると表示されるリストから、小数点以下の桁数を自動設定するか、指定した桁数に設定することができます。
「規定値」の下（図中⑨）に規定値を設定することができます。
「計算済みの値を使用」の左（図中⑩）にチェックを入れると計算結果を登録することができますが、ここでは割愛します。
「その他のオプション（図中⑪）」と書かれた場所をクリックするとオプション設定が表示されます。
「桁区切り記号を使用する」の下のトグルボタン（図中⑫）を「はい」がデフォルトで、3桁ごとにカンマが付きますが、「いいえ」に変えるとカンマがなくなります。
「最小許容値（図中⑬）」「最大許容値（図中⑭）」の下にユーザーが入力できる数値の範囲を設定することができます。
「この列に情報が含まれている必要があります」の下のトグルボタン（図中⑮）を「はい」に変えると必須項目に設定できます。
「一意の値を適用」の下のトグルボタン（図中⑯）を「はい」に変えると同じデータが登録できないように設定できます。
最後に保存ボタン（図中⑰）をクリックすると列が追加されます。
「はい/いいえ」は、単一のチェックボックスにチェックを付けるか、付けないかを登録できる列を追加できます。「はい/いいえ」を追加するには「列の追加（図中①）」と書かれた場所をクリックします。表示されるメニューから「はい/いいえ（図中②）」をクリックし、次へボタン（図中③）をクリックすると、画面右に列の作成画面が表示されます。
「名前」の下（図中④）に列名を入力します。
「説明」の下（図中⑤）に列の説明を設定できますが、必須項目ではないので空欄でも構いません。
「規定値（図中⑥）」をクリックすると「はい」と「いいえ」のいずれかを設定することができます。「はい」はチェックを付けた状態、「いいえ」はチェックを付けない状態が規定値となります。
「その他のオプション」と書かれた場所（図中⑦）をクリックするとオプション設定が表示されます。
「この列に情報が含まれている必要があります」の下のトグルボタン（図中⑧）を「はい」に変えると必須項目に設定できます。
最後に保存ボタン（図中⑨）をクリックすると列が追加されます。
「ハイパーリンク」は、表示するテキストとリンク先URLを登録できる列を追加できます。「ハイパーリンク」を追加するには「列の追加（図中①）」と書かれた場所をクリックします。表示されるメニューから「ハイパーリンク（図中②）」をクリックし、次へボタン（図中③）をクリックすると、画面右に列の作成画面が表示されます。
「名前」の下（図中④）に列名を入力します。
「説明」の下（図中⑤）に列の説明を設定できますが、必須項目ではないので空欄でも構いません。
「その他のオプション（図中⑥）」と書かれた場所をクリックするとオプション設定が表示されます。
「この列に情報が含まれている必要があります」の下のトグルボタン（図中⑦）を「はい」に変えると必須項目に設定できます。
最後に保存ボタン（図中⑧）をクリックすると列が追加されます。
「通貨」は、数値データを登録できる点では数値と同じですが、整数が 15 桁、小数点以下が5桁までという制限がある点と 100 を超える国の通貨を指定できる点が数値と異なります。
「通貨」を追加するには「列の追加（図中①）」と書かれた場所をクリックします。表示されるメニューから「通貨（図中②）」をクリックし、次へボタン（図中③）をクリックすると、画面右に列の作成画面が表示されます。
「名前」の下（図中④）に列名を入力します。
「説明」の下（図中⑤）に列の説明を設定できますが、必須項目ではないので空欄でも構いません。
「小数点以下の桁数（図中⑥）」をクリックすると表示されるリストから、小数点以下の桁数を自動設定するか、指定した桁数に設定することができます。
「通貨の形式（図中⑦）」をクリックすると100を超える国の通貨から表示形式を設定することができます。
「規定値」の下（図中⑧）に規定値を設定することができます。
「計算済みの値を使用（図中⑨）」の左にチェックを入れると計算結果を登録することができますが、ここでは割愛します。
「その他のオプション（図中⑩）」と書かれた場所をクリックするとオプション設定が表示されます。
「桁区切り記号を使用する」の下のトグルボタン（図中⑪）を「はい」がデフォルトで、3桁ごとにカンマが付きますが、「いいえ」に変えるとカンマがなくなります。
「最小許容値（図中⑫）」「最大許容値（図中⑬）」の下にユーザーが入力できる数値の範囲を設定することができます。
「この列に情報が含まれている必要があります」の下のトグルボタン（図中⑭）を「はい」に変えると必須項目に設定できます。
「一意の値を適用」の下のトグルボタン（図中⑮）を「はい」に変えると同じデータが登録できないように設定できます。
最後に保存ボタン（図中⑯）をクリックすると列が追加されます。
「場所」は、Bing 地図や組織の連絡先から場所を検索し、都道府県や市区町村、座標などの関連情報を自動登録できます。この関連情報を使ってフィルターや並び替え、検索に利用することができます。
「場所」を追加するには「列の追加（図中①）」と書かれた場所をクリックします。表示されるメニューから「場所（図中②）」をクリックし、次へボタン（図中③）をクリックすると、画面右に列の作成画面が表示されます。
「名前」の下（図中④）に列名を入力します。
「説明」の下（図中⑤）に列の説明を設定できますが、必須項目ではないので空欄でも構いません。
「現在のビューにリンクされている列を表示」の下（図中⑥）にチェックを入れると、その項目が自動登録されます。
「その他のオプション（図中⑦）」と書かれた場所をクリックするとオプション設定が表示されます。
「この列に情報が含まれている必要があります」の下のトグルボタン（図中⑧）を「はい」に変えると必須項目に設定できます。
最後に保存ボタン（図中⑨）をクリックすると列が追加されます。
「画像」は、画像データを登録できる列を追加できます。リストに登録した画像は、クリックすると全画面で確認することができます。
「画像」を追加するには「列の追加（図中①）」と書かれた場所をクリックします。表示されるメニューから「画像（図中②）」をクリックし、次へボタン（図中③）をクリックすると、画面右に列の作成画面が表示されます。
「名前」の下（図中④）に列名を入力します。
「説明」の下（図中⑤）に列の説明を設定できますが、必須項目ではないので空欄でも構いません。
「その他のオプション（図中⑥）」と書かれた場所をクリックするとオプション設定が表示されます。
「この列に情報が含まれている必要があります」の下のトグルボタン（図中⑦）を「はい」に変えると必須項目に設定できます。
最後に保存ボタン（図中⑧）をクリックすると列が追加されます。
「管理されたメタデータ」は、組織で作成した「用語セット」というマスタからデータを登録できる列を追加できます。「用語セット」は管理者が定義する機能のため、ここでは割愛します。
「参照」は、他のリストで登録したマスタデータを参照して登録できる列を追加できます。
ここで「参照」のメリットについてご説明します。
この例は、案件名や売上想定、ステータスを管理する「案件リスト」に登録する会社名を「取引先マスタ」から参照しています。この時、会社名を選択することにより支払条件を取引先マスタから自動追加することができます。また、社名変更や合併により会社名が変わったときに、取引先マスタを変更すれば、案件リストの会社名も自動反映されます。このように上手に活用すればメリットがあるため、検討してみてください。
「参照」を追加するには「列の追加（図中①）」と書かれた場所をクリックします。表示されるメニューから「参照（図中②）」をクリックし、次へボタン（図中③）をクリックすると、画面右に列の作成画面が表示されます。
「名前」の下（図中④）に列名を入力します。
「説明」の下（図中⑤）に列の説明を設定できますが、必須項目ではないので空欄でも構いません。
「ソースとしてリストを選択」の下（図中⑥）をクリックし、参照元になるリストを選択します。
上のリストから列を選択」の下（図中⑦）をクリックし、選択肢となる項目を選択します。
「その他のオプション（図中⑧）」と書かれた場所をクリックするとオプション設定が表示されます。
「ソースリストから列を追加」の下（図中⑨）でチェックした項目が自動追加されます。
「ソースリストからの削除は、このリストに影響します」の下のトグルボタン（図中⑩）を「はい」に変えるとソースアイテムが削除された際の挙動について設定できます。
「複数選択を許可」の下のトグルボタン（図中⑪）を「はい」に変えると複数の項目を選択できるように設定できます。
「この列に情報が含まれている必要があります」の下のトグルボタン（図中⑫）を「はい」に変えると必須項目に設定できます。
「一意の値を適用」の下のトグルボタン（図中⑬）を「はい」に変えると同じデータが登録できないように設定できます。
最後に保存ボタン（図中⑭）をクリックすると列が追加されます。
今回は SharePoint リストを利用して「情報を集約」し、「共有」する あるいは「発信」するシーンでの利用を想定しご紹介させていただきました。Excel シートに情報を集約してフィルター処理を使って必要な情報に絞ることなどは皆様にご経験がおありなのではないでしょうか？
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