Microsoft Teams は、メンバーの状況をリアルタイムに共有することができます。また頻繁に連絡する人を連絡先として登録することができます。これらの機能を活用することにより、相手の状況を確認したうえで連絡を取ったり、社内に通話を受けられないことを周知したりすることができます。ここでは、通話するときにメンバーの状況を確認する方法や、連絡先の機能についてご説明します。
●この記事の目次
チャットはあまり気にする必要はありませんが、通話したときに相手が会議中や取り込み中の場合、迷惑がかかります。通話は、相手のステータスを確認した上でかけましょう。
画面の左メニューから「通話（図中①）」を選択します。「名前を入力」と書かれた入力欄（図中② ）に名前を入力すると、候補が表示されるので、選択します。
名前の上にマウスカーソルをあわせると、アイコンの右下にステータスアイコン（図中③）が表示され、相手のステータスを確認することができます。
問題なければ「通話」と書かれたボタン（図中④）をクリックすると、呼び出し音が鳴ります。
ここでステータスアイコンの種類についてご説明します。
ステータスアイコンは、全部で9種類ありますが、色の種類としては主要な3種類プラス2種類の計5種類です。主要な3種類は、
● 緑：連絡可能
● 赤：Web会議中
● 黄色：退席中
信号機の色と同じと考えると、覚えやすいかもしれません。
他は、グレーがオフラインか状態不明、紫が外出中です。
3種類の赤アイコンの時は、通話は控えましょう。塗りつぶしの緑アイコンの時は、通話可能ですが、事前にチャットで通話可能かを確認するよう、心がけましょう。
ステータスは、Teams が自動的に変更してくれますが、自分自身で変更することもできます。自分で設定したステータスが、Teams を通して、社内に周知されるため、うまく活用してください。特に、通話を受けることができないような時は、自分自身で「応答不可」に設定しましょう。
自分でステータスを変更したい場合は、画面右上の自分のアイコン（図中①）をクリックします。表示されるメニューの一番上にある、自分のアイコンの右に現在のステータス（図中②）が表示されるので、その部分をクリックします。表示されるメニューから、設定したいステータスを選択してください。
自分の状況を、メッセージで社内に周知することができます。例えば、ホワイトボードの行き先掲示板のように、帰社予定時刻や直帰といった情報を入力するようにルール化すると便利です。
メッセージを設定するには、画面右上の自分のアイコン（図中①）をクリックします。表示されるメニューの一番上にある、「ステータスメッセージを設定」と書かれたリンク（図中②）をクリックします。
表示された画面で、周知したいメッセージを一番上にある入力欄（図中③）に登録します。この時にメンションをつけると、指定した人にチャットでメッセージが送信されます。
また「他のユーザーが自分にメッセージを送るときに表示する」と書かれた左のチェックボックス（図中④）にチェックを入れましょう。チャットやチャネルの入力欄の上に表示されるため、気づきやすくなります。ステータスメッセージの有効期間（図中⑤）を設定すると、指定した期間のみメッセージを表示し、有効期間を過ぎると自動的に消えるので活用してください。最後に「完了」と書かれたボタン（図中⑥）をクリックすると設定が完了します。
メッセージを設定すると、通話やチャット等でアイコンにマウスカーソルをあわせると、ステータスメッセージ（図中⑦）が表示されます。また、チャットの入力欄の上にもメッセージ（図中⑧）が表示されます。
さらにチャネルの投稿でメンションをつけると、メッセージ（図中⑨）が表示されます。
よく連絡を取るメンバーは、連絡先に登録すると便利です。
画面の左メニューから「通話」を選択し、画面上部の「連絡先」と書かれたタブ（図中①）をクリックします。「連絡先を追加」と書かれたボタン（図中②）をクリックします。
「名前または番号を入力してください」と書かれた入力欄（図中③）に名前を入力すると、候補が表示されるので、選択します。
最後に追加ボタン（図中④）をクリックすると連絡先に登録されます。
頻繁に連絡をとるメンバーは、「連絡先」に登録するだけではなく、「短縮ダイヤル」に登録すると、通話のトップ画面に表示されます。
画面の左メニューから「通話」を選択し、画面上部の「連絡先」と書かれたタブ（図中①）をクリックします。短縮ダイヤルに登録したいメンバーの一番右にある「その他のオプション」と表示されるアイコン（図中②）をクリックします。表示されるメニューから「短縮ダイヤルに追加（図中③）」を選択します。
短縮ダイヤルに登録すると、画面の左メニューから「通話」を選択したときに表示されるトップ画面の右上（図中④）に表示されます。
連絡先グループを作成して、連絡先を整理することができます。
画面の左メニューから「チャット」を選択し、画面の左上にある「チャット（図中①）」をクリックすると、メニューが表示されるので、「連絡先（図中②）」を選択します。
左下に表示される「新しい連絡先グループを作成（図中③）」をクリックします。
「連絡先グループ名を入力」と書かれた入力欄（図中④）にグループ名を入力して、「作成」と書かれたボタン（図中⑤）をクリックします。
左メニューから、「通話」をクリックすると、画面右側に「作成したグループ名（図中⑥）」が表示されるようになります。グループ名の右側にある「その他のオプション」と表示されるアイコン（図中⑦）をクリックします。表示されるメニューから「このグループに連絡先を追加する（図中⑧）」を選択します。
「名前を入力」と書かれた入力欄（図中⑨）に名前を入力すると、候補が表示されるので、選択します。
最後に「追加」と書かれたボタン（図中⑩）をクリックすると連絡先グループにメンバーが追加されます。
今回は、Teams での自分や相手の状況を「伝える」「知る」ということをご紹介しました。
リアルタイムでのチャットや通話は便利なツールですが、大切なことは「相手」の状況です。会議中や取り込み中だったり、相手の都合を考えない連絡は好ましくありません。便利なアプリケーションだからこそ「相手」への気配りを考えて双方で気持ちのよいコミュニケーションを維持したいものです。
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