Teams では、チャットの内容を強調したり、よく連絡するチャットを上部に配置したり、相手が連絡可能状態になったら、通知したりすることができ、コミュニケーションツールとしての機能が豊富に備わっています。ここでは、チャットの便利な機能についてご説明します。
●この記事の目次
- チャットとチャネルの投稿の違い
- チャットでメッセージを投稿する
- 重要なメッセージは目立たせる「配信オプション」機能
- メッセージを後で見直すための機能
4-1. メッセージを「未読」にする
4-2. メッセージを「保存」する - チャット一覧をすっきり整理！
5-1. よく使うチャットは「固定表示」しよう
5-2. あまり利用しないチャットは「非表示」にしよう - 意外と知らない便利機能
6-1. チャット通知のオフ機能（ミュート）
6-2. 既読通知のオフ機能
6-3. チャット画面を別ウィンドウで開く方法
6-4. 指定した相手が連絡可能になった時の「通知機能」 - まとめ
チャットとチャネルの投稿の違い
Teams のチャット機能には、個人チャット、グループチャット、チャネル投稿の 3 種類があります。
個人チャットは、特定の個人とチャットを行う機能で、グループチャットは、複数のメンバーとチャットを行う機能です。これらは普段使っている LINE を思い浮かべれば、わかると思います。
この 2 つは、気軽にチャットでコミュニケーションをとれるという点が魅力です。また、チャットだけでは不十分な場合、簡単にそのメンバーと Web 会議を始めることができます。
次にチャネルの投稿ですが、チャット機能としてはグループチャットとあまり変わりません。違う点は「チャネル」のメンバー全員がチャットのやり取りを閲覧できる点です。
この例は、鈴木さんが受注報告を行っているのですが、個人チャットやグループチャットの場合、山田課長や佐藤さんのみに対する報告となります。それに対して、チャネルの投稿の場合、山田課長や佐藤さんに対する報告という点は同じですが、その投稿を見ていた田中部長、斉藤課長、山崎さんからの「おめでとう」という返信がきています。
このようにチャネルの投稿は、メッセージを送信した相手だけではなく、チャネルのメンバー全員が情報を閲覧することができるため、情報が拡散していくという点が一番大きな違いです。
また、機能的な面でも表のような違いがあります。
既読マークや会話の履歴表示、名前の変更といった違いは、チャットの特性上の違いですが、閲覧可能な範囲やアーカイブ、ファイルの保存といった違いは、チャットの利用目的の違いです。
個人チャットやグループチャットは、一時的な会話を想定しており、情報保管も一時的です。それに対してチャネルの投稿はチームで情報共有を行い、長期的に情報保管することを想定します。そのため個人チャットやグループチャットは、閲覧可能な範囲が対象者のみに限定されます。アーカイブするような機能もなく、ファイルの保存先も個人の OneDrive です。ファイルの保存先が個人の OneDrive ということは、退職等によりアカウントが削除されると、データも削除されるため、注意が必要です。
一方、チャネルの投稿は、チャネルのメンバー全員が見ることができます。
また、チームを使わなくなった後に確認する可能性がある重要な情報が保管される想定のためアーカイブ機能が提供されています。ファイルは、チームで情報共有することを前提にしている SharePoint に保存されます。
このように一時的な会話の場合は、個人チャットやグループチャットを使い、チームでの情報共有が必要な場合や長期的な情報保管が必要な場合は、チャネルの投稿を使いましょう。
チャットでメッセージを投稿する
個人チャットやグループチャットでメッセージを投稿する方法についてご説明します。
画面の左メニューから「チャット」を選択し、「新しいチャット（図中①）」と表示されるアイコンをクリックします。「名前、メール、グループ、またはタグを入力（図中②）」と書かれた入力欄にユーザー名やメールアドレス、グループ名、タグを入力すると、候補が表示されるので、チャットをしたい相手を選択します。
右側に表示される画面の一番下に「新しいメッセージの入力（図中③）」と書かれたメッセージ入力欄が表示されます。メッセージ入力欄に投稿したいメッセージを入力して、「送信（図中④）」と表示されるアイコンをクリックするか、Enter キーを押すとメッセージが送信されます。
チャットの場合、画面の右列（図中⑤）に自分が送ったメッセージ、左列（図中⑥）に相手から送られたメッセージが、時系列で表示されます。
なお、ファイル添付やリッチテキストエディター等は、「チャネルに投稿しよう」の「チャネルでメッセージを投稿しよう」の中でご説明しています。参考にしてください。
重要なメッセージは目立たせる「配信オプション」機能
重要なメッセージは、配信オプションを設定して、メッセージを送信する事により、目立たせることができます。
メッセージ入力欄の下にある「配信オプションを設定します（図中①）」と表示されるアイコンをクリックします。表示されるメニューから「重要（図中②）」を選択します。
配信オプションを設定後にメッセージを送信すると、メッセージの左に赤いライン（図中③）がつき、赤い文字で「重要（図中④）」と記載され、赤いアイコン（図中⑤）が表示されます。
同様に配信オプションを「緊急」を選択して、メッセージを送信すると、メッセージの左に赤いライン（図中⑥）がつき、赤い文字で「緊急（図中⑦）」と記載され、赤いアイコン（図中⑧）が表示されます。さらに既読になるまで、2 分間隔で 20 分間、通知が繰り返されるので、メッセージに気づいてもらいやすくなります。
メッセージを後で見直すための機能
未読にしたいメッセージにマウスカーソルをあわせると、右上にアイコンが表示されます。一番右にある「その他のオプション（図中①）」と表示されるアイコンをクリックします。
表示されるメニューから「未読にする」を選択すると、指定したメッセージの上の部分に「最後の既読（図中②）」と書かれたラインが表示されるため、そのラインより下が未読だとひと目で分かります。
メッセージを「保存」する
同様に保存したいメッセージにマウスカーソルをあわせると、右上にアイコンが表示されます。一番右にある「その他のオプション（図中③）」と表示されるアイコンをクリックします。表示されるメニューから「このメッセージを保存する（図中④）」を選択すると、指定したメッセージが保存されます。
保存したメッセージを見たい場合は、画面右上の自分のアイコン（図中⑤）をクリックします。表示されるメニューから「保存済み（図中⑥）」を選択します。
「保存済み（図中⑦）」というタイトルの画面から見たいメッセージを選択すると、画面の右側に前後のメッセージと一緒に表示されます。
チャット一覧をすっきり整理！
よく使うチャットは「固定表示」しよう
Teams を長く利用していると、たくさんのユーザーやグループが一覧に表示されます。そうすると必要なチャットが見つけにくくなります。そこで、よく利用するチャットは、一覧の先頭に固定表示すると便利です。
画面の左メニューから「チャット」を選択し、固定表示したいチャットにマウスカーソルをあわせると右側にアイコンが表示されます。「その他のオプション（図中①）」と表示されるアイコンをクリックすると、表示されるメニューから「固定（図中②）」を選択します。
固定表示にしたチャットは、チャットリストの最上部にある「固定（図中③）」とかかれたリンクの下に移動します。
固定表示にしたチャットが多くなってきたら、利用頻度や重要度で、使いやすく並び替えましょう。移動させたいチャットを選択し、ドラッグアンドドロップして、移動させたい場所に配置します。固定表示にしたチャットを解除したいときは、解除したいチャットにマウスカーソルをあわせると右側にアイコンが表示されます。「その他のオプション（図中④）」と表示されるアイコンをクリックすると、表示されるメニューから「固定表示を解除（図中⑤）」を選択すると元に戻ります。
あまり利用しないチャットは「非表示」にしよう
多くのチャットが表示されると必要なチャットが探しづらくなります。あまり利用しないチャットは、非表示にして、表示されるチャット数を減らすことで、チャットを探しやすくします。
画面の左メニューから「チャット」を選択し、非表示にしたいチャットにマウスカーソルをあわせると右側にアイコンが表示されます。「その他のオプション（図中①）」と表示されるアイコンをクリックすると、表示されるメニューから「非表示（図中②）」を選択します。非表示にしたチャットは一覧に表示されなくなります。
非表示にしたチャットを再表示したい場合は、画面上部にある「検索（図中③）」と書かれた入力欄にユーザー名やメールアドレス、グループ名、タグを入力すると候補が出るので選択します。
再表示にしたいチャットにマウスカーソルをあわせると右側にアイコンが表示されます。「その他のオプション（図中④）」と表示されるアイコンをクリックすると、表示されるメニューから「再表示（図中⑤）」を選択します。
また、非表示にした相手からメッセージを受信した場合、非表示にしたチャットは自動的に再表示されます。
意外と知らない便利機能
チャット通知のオフ機能（ミュート）
チャットのメッセージが届いた時に表示される通知が煩わしい時には、通知をオフにする事ができます。
画面の左メニューから「チャット」を選択し、通知をオフにしたいチャットにマウスカーソルをあわせると右側にアイコンが表示されます。「その他のオプション（図中①）」と表示されるアイコンをクリックすると、表示されるメニューから「ミュート（図中②）」を選択します。
ミュートに設定したチャットは、アイコン（図中③）がグレーのミュートアイコンにかわります。
ミュートを解除したい場合は、ミュート解除したいチャットにマウスカーソルをあわせると右側にアイコンが表示されます。「その他のオプション（図中④）」と表示されるアイコンをクリックすると、表示されるメニューから「ミュート解除（図中⑤）」を選択します。
既読通知のオフ機能
LINE の既読マークのように、送信したメッセージを相手が読んだ場合、送信したメッセージの右下に目の形をした既読アイコンが付きます。メッセージを読んだことを、相手に知られたくない場合、既読アイコンが付かないようにする事ができます。
画面右上の自分のアイコン（図中①）をクリックします。表示されるメニューから「アカウントの管理（図中②）」を選択します。
設定画面の左側のメニューにある「プライバシー（図中③）」をクリックすると、プライバシー設定画面が開きます。既読確認（図中④）と書かれた右にあるボタンをクリックしてオフにすると、既読アイコンがつかないようになります。
チャット画面を別ウィンドウで開く方法
チャットをしながら別の作業をしたい時、チャット画面を別ウィンドウで開く事ができます。
画面の左メニューから「チャット」を選択し、別ウィンドウで開きたいチャットにマウスカーソルをあわせると右側にアイコンが表示されます。「チャットをポップアップ表示する（図中①）」と表示されるアイコンをクリックすると、チャット画面が別のウィンドウで表示されます。
表示されたウィンドウを閉じたい時は、右上にあるバツボタン（図中②）をクリックします。
指定した相手が連絡可能になった時の「通知機能」
連絡を取りたい相手がオフラインの状態から連絡可能になった場合、通知を受ける事ができます。
画面右上の自分のアイコン（図中①）をクリックします。表示されるメニューから「アカウントの管理（図中②）」を選択します。
設定画面の左側のメニューにある「通知（図中③）」をクリックすると、通知設定画面が開きます。ユーザーの右にある「編集（図中④）」と書かれたボタンをクリックします。
「ユーザーの追加（図中⑤）」と書かれた入力欄にユーザー名を入力すると、候補が表示されるので、選択します。
設定が完了したら右上の「閉じる（図中⑥）」と表示されるアイコンをクリックします。
まとめ
Teams のチャットは、簡単にコミュニケーションを図れるとても便利で楽しい機能です。
今回は、チャットを楽しく利用するだけでなく、便利に使えるような機能を中心にご紹介させていただきました。どれも簡単に設定することができて、効果は大きい機能や裏技です。
しかし、チャットは簡単に利用できる反面、情報共有ミスやチャネル増加による輻輳などセキュリティ事故にも繋がる可能性も持ち合わせています。機能を理解することはセキュリティ事故を防ぐ運用にも繋がりますので覚えておきたい事項です。
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