Teams では、Web 会議で議事録を取ったり、Web 会議を録画したりして、会議に参加したメンバーはもちろん、会議に参加できなかったメンバーに対しても、Web 会議の情報を共有することができます。
ここでは、Web 会議の記録を取る方法についてご説明します。
●この記事の目次
- 参加者リストをダウンロードする
1-1. 参加者リストをダウンロードする方法 - Web 会議で議事録を取る方法
- Web 会議を録画して議事録の代わりにする
3-1. Web 会議を録画する方法
3-2. 録画した Web 会議動画を再生する方法 - Web 会議の記録を確認する 2 つの方法
4-1. 予定表から登録した Web 会議
4-2. チームのチャネルから登録した Web 会議 - まとめ
参加者リストをダウンロードする
議事録などで、会議に参加しているメンバーを記録する必要があるときや、面識のない人が参加している会議で、参加者の名前をあとから確認したいときは、参加者リストをダウンロードできます。
ただし、この機能は、会議の開催者のみが利用できる機能です。
参加者リストをダウンロードする方法
① Web 会議中
まず Web 会議中に参加者リストをダウンロードする方法をご説明します。
Web 会議中の画面で「参加者を表示（図中①）」と吹き出しがでるアイコンをクリックします。右側に表示される参加者画面にある「その他の操作（図中②）」と吹き出しがでるアイコンをクリックします。表示されるメニューから「出席者リストをダウンロード（図中③）」をクリックします。
出席者リストのファイルは、自分のパソコンのダウンロードフォルダ（図中④）に保存されます。
会議中にダウンロードした出席者リスト（図中⑤）は、参加メンバー、ユーザーの操作、タイムスタンプが Excel で表示されます。
② Web 会議終了後
次に Web 会議終了後に参加者リストをダウンロードする方法をご説明します。
左メニューからチャットを選択すると表示されるチャット一覧から、会議名のチャットを選択します。ここに「参加者のレポート（図中⑥）」という投稿がされているので、クリックすると参加者リストがダウンロードされます。
ダウンロードしたファイルを開くと、会議のタイトルや開始時間、終了時間、参加メンバーとそれぞれの開始時間、終了時間、メールアドレス等が Excel で表示されます。
Web 会議で議事録を取る方法
会議中に決定したことや、要点、Todo 等を会議のメモとして記録しておくことができます。この会議メモは、記入した人以外の参加者が閲覧したり、編集したりできます。また、会議が終わった後に、会議メモを確認することができます。
Web 会議中の画面で「その他の操作（図中①）」と吹き出しがでるアイコンをクリックします。表示されるメニューから、「会議のメモ（図中②）」をクリックします。
右側に表示される会議のメモ画面にある「メモを取る（図中③）」と書かれたボタンをクリックします。
「メモ（図中④）」と表示された部分にタイトルを入力し、「会議の目標や重要な注意事項や実施項目を確認します（図中⑤）」と表示された部分に本文を入力します。会議のメモは、複数のセクションに分ける事ができます。議題が変わるごとにセクションを追加することで、あとからメモが見やすくなります。
セクションの追加は、セクションの最後やセクションの間にマウスポインターを移動すると表示される「ここに新しいセクションを追加（図中⑥）」をクリックすると、新しいタイトルと本文の入力欄が表示されます。
Web 会議を録画して議事録の代わりにする
Teams では、Web 会議の様子をそのまま録画して、動画として残すことができます。欠席した人や、会議の書記などが議論の内容や決定事項を、会議終了後に見ることができます。録画できる人は、参加者の中で 1 人だけなので、代表者を決めて録画する必要があります。
ただし、録画された動画を見ることができるのは、会議に招待された組織内のメンバーのみです。それ以外のメンバーが動画を見るためには、保存されたファイルを共有設定する必要があります。
Web 会議を録画する方法
まず、Web 会議を録画する方法をご説明します。
Web 会議中の画面で「その他の操作（図中①）」と吹き出しがでるアイコンをクリックします。表示されるメニューから「レコーディングを開始（図中②）」をクリックします。
録画が開始されると、参加者全員に「通知（図中③）」が表示されます。録画を終了するには、Web 会議中の画面で「その他の操作（図中④）」と吹き出しがでるアイコンをクリックします。表示されるメニューから「レコーディングを停止（図中⑤）」をクリックします。
ポップアップ画面で「レコーディングを停止しますか？」というメッセージが表示されるので、停止する場合は「レコーディングを停止（図中⑥）」と書かれたボタンをクリックします。
録画した Web 会議動画を再生する方法
次に、録画した Web 会議動画を再生する方法をご説明します。
左メニューからチャットを選択すると表示されるチャット一覧から、会議名のチャットを選択します。ここに録画したWeb会議動画が投稿されているので、「サムネイル（図中⑦）」をクリックするとWeb会議動画が再生されます。
なお、Web 会議動画の映像は、録画者の画面に表示される映像ではなく、自動的にレイアウトされた映像になります。
Web 会議の記録を確認する 2 つの方法
Teams の Web 会議は、大きく分けて２種類あります。1 つ目は、予定表から登録する Web 会議で、もう一つはチームのチャネルから登録するWeb会議です。
この 2 種類の違いは情報共有の範囲です。
予定表から登録する Web 会議の情報共有範囲は、会議の参加者ですが、チームのチャネルから登録するWeb 会議の情報共有範囲は、チャネルのメンバーです。
例えば、部門チームのチャネルでWeb会議をおこなえば、部門チームのメンバーにWeb会議の記録が自動的に共有されますし、プロジェクトチームのチャネルで Web 会議をおこなえば、プロジェクトのメンバーに Web 会議の記録が自動的に共有されます。情報共有を促進するという観点では、便利な機能なので、活用しましょう。
予定表から登録した Web 会議
はじめに、予定表から登録する Web 会議の記録を確認する方法をご説明します。
Web 会議の記録はカレンダーから確認する方法とチャットから確認する方法があります。Teams のカレンダーを開いて、「記録を確認したい会議（図中①）」をクリックします。表示される画面から、「編集（図中②）」と書かれたボタンをクリックすると、会議の詳細画面が表示されます。
チャットのタブ（図中③）をクリックすると会議中のチャットや録画した Web 会議動画を確認することができます。
他にも会議のメモやホワイトボードを利用した場合には、タブ（図中④）が表示されるので、クリックすると会議中に記録した情報を確認することができます。
またこれらの情報はチャットから確認することも可能です。左メニューからチャットを選択すると表示されるチャット一覧から、会議名のチャットを選択します。ここにもチャットや会議のメモ、ホワイトボードといったタブ（図中⑤）が表示されるので、クリックすると会議中に記録した情報を確認することができます。
チームのチャネルから登録した Web 会議
次に、チームのチャネルから登録するWeb会議の記録を確認する方法をご説明します。
Teams のカレンダーから、会議の詳細画面を開いて、会議中に記録した情報を確認することができるのは、予定表から登録する Web 会議と同様です。違う点は、予定表から登録するWeb会議の場合、チャットから確認することができますが、チームのチャネルから登録する Web 会議の場合、チームのチャネルから確認することができる点です。
左メニューからチームを選択すると表示されるチャネル一覧から、会議を登録したチャネル（図中⑥）を選択します。投稿のタブにチャネルから登録した会議が投稿されます。このスレッドで会議中のチャットや録画した Web 会議動画を確認することができます。
また、会議のメモ（図中⑦）を利用した場合には、タブが表示されるので、クリックすると会議中に記録した情報を確認することができます。会議のメモは 1 つのチャネルに 1 つしか作成されないため、同じチャネル内で何度も同じ会議のメモを利用することになります。
ただし、チャネルでの会議のメモは「新しいページ（図中⑧）」でいくつもページを作成することができ、「会議毎の見出し」を付けて管理をすることで目次のようにすることができます。なお、チームのチャネルから登録する Web 会議でホワイトボードを利用した場合、予定表から登録するWeb 会議では追加される「ホワイトボード」と書かれたタブが追加されないので、注意が必要です。
まとめ
昨今では Web での会議は定番となってきており、Teams での Web 会議は多くの企業が利用しています。その機能の中で「簡単に記録がとれる」ことはご存じでしょうか？
議事録や録画のほかにメンバーリストの取得や、録画データの展開方法などもとても簡単に使用することができます。私たちSGプラスでは議事録として録画を利用、チャット機能からデータのやり取りを行い効率化を実施しています。Microsoft 365 には様々な機能が備わっており、とても簡単に利用することが可能です。
Teams に限らず Microsoft 365 を利用してお困りのご担当者様がおられましたら、ぜひご相談下さい。
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