Teams で開催される Web 会議の参加する方法は 4 パターンあります。会議中には会話はもちろん、ファイルを共有したりチャットをしたりなど、さまざまな便利機能が備わっているため、有効的な会議を行うことができます。ここでは、Web 会議に参加する方法や、Web 会議中に利用できる便利な機能についてくわしくご説明します。
●この記事の目次
- Web 会議の参加方法
1-1. Teams カレンダーから参加する
1-2. Outlook で受信した招待メールから参加する
1-3. Outlook の予定表から参加する
1-4. Web ブラウザーの Outlook から参加する - 外部の人が参加する時は？
- メンバーの呼び出し
3-1. 会議に招待した参加メンバー
3-2. 会議に招待していないメンバー - 会議中の「画面共有機能」の使い方
4-1. 資料の共有
4-2. 共有されている画面をリモートで操作する方法
4-3. 共有された資料を拡大する
4-4. 再生している動画を共有する
4-5. 画面共有中のサムネイルの非表示 - 会議中の「チャット機能」の使い方
- 図解しながら説明ができる「ホワイトボード機能」の使い方
- 参加者が多い時に便利！「挙手機能」の使い方
- 特定の参加者を常に表示「固定表示機能」と「スポットライト機能」の使い方
8-1. 固定表示機能
8-2. スポットライト機能 - 同じ場所に一緒にいるイメージで表示！「Together モード機能」の使い方
- まとめ
Web 会議の参加方法
Teamsで開催されるWeb会議に参加する方法を4つご紹介します。
Teams カレンダーから参加する
1つ目は、Teams のカレンダーから参加する方法です。Teams のカレンダーを開いて、「参加する会議（図中①）」をクリックします。表示される画面から、「参加（図中②）」と書かれたボタンをクリックすると、会議に参加できます。
Outlook で受信した招待メールから参加する
2つ目は、Outlook で受信した招待メールから参加する方法です。受信した招待メールを開いて、「会議に参加するにはここをクリック（図中③）」と書かれたリンクをクリックすると、Teams アプリが起動して、会議に参加できます。
Outlook の予定表から参加する
3つ目は、Outlook の予定表から参加する方法です。Outlook の予定表を開いて、「参加する会議（図中④）」を右クリックします。表示されるメニューから、「Teams 会議に参加（図中⑤）」を選択すると、Teams アプリが起動して、会議に参加できます。
Web ブラウザーの Outlook から参加する
4つ目は、Web ブラウザーの Outlook から参加する方法です。Web ブラウザーの Outlook で受信した招待メールや、予定表から会議に参加できるのですが、Web ブラウザーの Outlook から参加する場合は、「Microsoft Teams を開きますか？（図中⑥）」というポップアップ画面が表示されます。
Teams アプリで Web 会議に参加したい場合は、「Microsoft Teams を開く（図中⑦）」をクリックすると、Teams アプリが起動して、会議に参加できます。この時、「チェックボックス（図中⑧）」にチェックを入れておくと、今後、自動的に Teams アプリが起動するようになります。
Teams アプリがインストールされていない場合は、「キャンセル（図中⑨）」をクリックして、「Windows アプリをダウンロードする（図中⑩）」をクリックするとダウンロードが開始されます。ダウンロード完了後に Teams アプリをインストールしてください。ブラウザーで Teams を起動したい場合は、「このブラウザーで続ける（図中⑪）」をクリックすると、ブラウザー上の Teams から会議に参加できます。
外部の人が参加する時は？
Teams では、Web 会議に組織外の人をゲストとして招待することができます。ただし、招待されたゲストユーザーが会議に参加する時は、組織のユーザーが参加を許可する必要があります。
ゲストユーザーが招待された会議に参加しようとすると、招待した組織のユーザーに「ロビーで待機しています」というメッセージがポップアップ画面で表示されます。「参加許可（図中①）」と書かれたボタンをクリックすると、ゲストユーザーが会議に参加できます。
また、「参加者一覧（図中②）」を表示している場合は、参加者一覧に名前が表示されるので、右横のチェックボタンをクリックすると、ゲストユーザーが会議に参加できます。
メンバーの呼び出し
会議に招待した参加メンバー
会議の参加者として招待したメンバーが参加してこないことがあります。このような時に、Teams ではそのメンバーを呼び出すことができます。
Teams 会議中の画面で「参加者を表示（図中①）」と吹き出しがでるアイコンをクリックします。「参加していないメンバー」の名前にマウスカーソルを合わせると、「参加をリクエスト（図中②）」と書かれたボタンが表示されるので、クリックします。
参加をリクエストされたメンバーが Teams を起動していれば、呼び出し通知が Windows のデスクトップ上に表示されます。参加できる場合は「承諾（図中③）」をクリックすると、会議に参加できます。参加できない場合は、「辞退（図中④）」をクリックすると、呼び出しがキャンセルされます。
会議に招待していないメンバー
会議中に、招待していなかったメンバーが、急遽必要になることがあります。このような時に、会議中でも招待していないメンバーを呼び出すことができます。
Teams 会議中の画面で「参加者を表示（図中①）」と吹き出しがでるアイコンをクリックします。組織内のメンバーの場合は、「ユーザー名または電話番号を入力（図中②）」と記載された入力欄に名前やメールアドレスを入力します。「候補者」が表示されるので、呼び出したい人の名前にマウスカーソルを合わせると、「参加をリクエスト（図中③）」と書かれたボタンが表示されるので、クリックすると、相手を呼び出すことができます。
組織外のメンバーの場合、「招待を共有（図中④）」と書かれたボタンをクリックするとポップアップ画面が表示されます。
「会議のリンクをコピー（図中⑤）」と書かれたボタンをクリックすると、リンクがコピーされるので、メール等で参加依頼をしましょう。
会議中の「画面共有機能」の使い方
資料の共有
通常の会議やプレゼンテーションでは、スライドやパソコン内の資料をディスプレイやプロジェクターに映して説明する事が多いです。Teamsで開催される Web 会議でも、会議に参加している人の Teams 画面に、資料を映しながら説明することができます。
資料を共有したいときは、「コンテンツを共有（図中①）」と吹き出しがでるアイコンをクリックします。表示される画面から、共有したい「画面（図中②）」か「ウィンドウ（図中③）」を選択します。
共有をすると、発表者の画面の中で、共有されている範囲が赤枠で囲まれます。共有を停止する場合は、「共有を停止（図中④）」と吹き出しが出るアイコンをクリックします。また、他の参加者が資料を共有した場合も、共有は停止されます。
また、PowerPoint でプレゼンテーションを行いたいときは、「Power Point Live」が便利です。この機能は、発表者の画面にだけ PowerPoint のノートを表示したり、レーザーポインターや蛍光ペンで資料にマーキングしたりすることができます。
Power Point Live は、「コンテンツを共有（図中⑤）」と吹き出しがでるアイコンをクリックします。表示される画面の中に「PowerPoint Live」と記載されたエリアの下にある「OneDrive を参照（図中⑥）」または「コンピューターを参照（図中⑦）」を選択します。ここでは「OneDrive を参照」をクリックします。
OneDrive に保存されたファイルやフォルダが表示されるので、プレゼンテーションを行いたいファイルを指定して、「共有（図中⑧）」と書かれたボタンをクリックするとファイルが開きます。
他の参加者に表示される画面が左側に表示され、PowerPoint のノートが右側に表示されます。次のページ進むときは、他の参加者に表示される画面の上でクリックするか、画面の下にある矢印アイコン（図中⑨）をクリックすれば画面が切り替わります。また画面の下にスライドの一覧が表示されるので、指定ページに一気にジャンプすることも可能です。他にもレーザーポインター（図中⑩）をつかってマーキングしたり、ペンや蛍光ペン（図中⑪）をつかって資料に書き込んだりすることができます。
ぜひ、活用してみてください。
共有されている画面をリモートで操作する方法
Web 会議で共有された画面をみながら、細かい指示がうまく伝わらず、もどかしさを感じることがあります。このような時に、Teams では共有されている画面を、他の参加者が操作することができます。
他の参加者が操作する方法は、他の参加者から制御を要求する方法と、発表者が他の参加者に制御を渡す方法の２通りがあります。
① 他の参加者から制御を要求する方法
発表者が画面を共有しているときに、他の参加者のツールバーに「制御を要求（図中①）」と書かれたボタンが表示されるので、クリックします。
ポップアップ画面が表示されるので、「リクエスト（図中②）」と書かれたボタンをクリックします。
発表者の画面の上部に「許可（図中③）」と書かれたボタンが表示されるのでクリックすると、制御を要求した人が、発表者の画面やファイルを直接操作できるようになります。
② 発表者が他の参加者に制御を渡す方法
発表者が画面を共有しているときに、マウスポインターをデスクトップ画面の中央上部に移動させます。「黒いメニューバー」が表示されるので、「制御を渡す（図中④）」と書かれた場所をクリックします。会議の参加者（図中⑤）が表示されるので、制御を渡したい人を選択すると、選択した人が、発表者の画面やファイルを直接操作できるようになります。なお、この機能は、組織内の Teams アプリを使っているメンバーのみが利用できる機能なので、注意が必要です。
共有された資料を拡大する
共有された画面で文字が小さくて読めないことがあります。発表者に拡大してもらう方法もありますが、画面の拡大機能を使えば、自分の画面だけを拡大表示できるので便利です。
拡大したい場所にマウスポインターを移動して、コントロールキーを押しながら、マウスホイールを奥に回すことで、表示中の画面が拡大できます。表示位置を変更したい場合は、コントロールキーを押しながら、画面上でマウスをドラッグします。逆に縮小したい場合は、コントロールキーを押しながらマウスホイールを手前に回すことで、表示中の画面が縮小できます。
再生している動画を共有する
Web会議中に動画を共有することがあります。動画には音声が含まれるものもありますが、画面共有だけでは動画の音声が相手に聞こえません。Teams の標準の設定では、自分のマイクで拾った音以外は、相手のパソコンに伝わらない仕様になっているからです。
動画を共有したいときは、「コンテンツを共有（図中①）」と吹き出しがでるアイコンをクリックします。表示される画面の右上部にある「コンピューターサウンドを含む（図中②）」の横にあるボタンをクリックします。ボタンが紫色に変われば、動画の音声が相手に聞こえるようになります。なお、この設定はコンピューターから発生するシステム音も含まれますので、注意が必要です。
画面共有中のサムネイルの非表示
画面共有を行うと、Teams のウィンドウは、画面右下にサムネイル表示されます。発表中に、このサムネイルよって文字が隠れてしまうことがあります。
このサムネイルは、右上隅の最小化アイコン（図中①）をクリックすると非表示になります。
再びサムネイルを表示したい場合は、Windows のタスクバーにある Teams のアイコン（図中②）にマウスポインターを合わせます。表示される画面の中からサムネイル画面を選択すると、表示されます。
会議中の「チャット機能」の使い方
Web 会議中に、関連する Web サイトの URL を伝えたり、会議の始めに名刺交換代わりに名刺情報を送付したり、言葉で伝えるより文字で伝えた方が早い事があります。そのような時に、会議をしながらチャットを利用して文字で伝える事ができます。
Teams 会議中の画面で「会話の表示（図中①）」と吹き出しがでるアイコンをクリックします。右側に表示される会議チャット画面の下にある「新しいメッセージの入力（図中②）」と表示されたエリアに、メッセージを入力して、「送信（図中③）」と吹き出しが出るアイコンをクリックします。
ビデオ会議中に参加者がチャットのメッセージを受信すると、「会話の表示（図中④）」と吹き出しがでるアイコンに赤い印が付くとともに、画面右下に「通知メッセージ（図中⑤）」が表示されることで、メッセージを受信したことがわかります。
「会話の表示（図中⑥）」と吹出しがでるアイコンをクリックすると、右側に表示される会議チャット画面でメッセージ（図中⑦）を確認する事ができます。
また、会議終了後に、チャットの内容を確認することができます。Teams のカレンダーを開き、チャットの内容を確認したい会議（図中⑧）をクリックします。表示される画面から、「編集（図中⑨）」と書かれたボタンをクリックすると、会議の詳細情報が表示されます。
画面上部の「チャット（図中⑩）」と書かれたタブをクリックすると、会議の中で交わされたチャットが表示されます。ここでチャットを続けることもできるので、会議中で伝え忘れたことをメッセージで送ったり、作成した議事録を参加者に周知したりして、活用しましょう。
図解しながら説明ができる「ホワイトボード機能」の使い方
一般的に会議室にはホワイトボードがあり、必要に応じてホワイトボードに書き出したり、イメージを図示したりすることが多いです。Teams でも Web 会議中にホワイトボードを利用することができます。
Teams 会議中の画面で「コンテンツ共有（図中①）」と吹き出しがでるアイコンをクリックします。表示される画面の中央にある「Microsoft Whiteboard（図中②）」を選択します。
ホワイトボードは、ペンやテキスト、付箋形式のメモ、図形などのツール（図中③）が表示されて、自由に書き込むことができます。ホワイトボードの一番いい点は、他の参加者にも同じホワイトボードが映し出されて、同時に書き込むことができる点です。そのためイメージを共有しながら、ディスカッションすることが可能になります。
また、「アプリで開く（図中④）」と書かれたボタンをクリックすると、高機能な Microsoft Whiteboard アプリと同期して、書き込むことが可能です。アプリ版は、ペンで書いた手書きの図形をきれいな図形に自動変換してくれたり、オブジェクトをきれいに並べる機能があったりと便利です。Microsoft Storeから無料でダウンロードできるので活用してみてください。
ただし、アプリ版と Teams 版は、機能に差異があるため、アプリ版で書き込んだ内容が Teams 版で表示できないといったことがあります。使うツールは参加者全員で統一しましょう。
また、会議終了後に、ホワイトボードの内容を確認することができます。Teams のカレンダーを開き、ホワイトボードの内容を確認したい会議（図中⑤）をクリックします。表示される画面から、「編集（図中⑥）」と書かれたボタンをクリックすると、会議の詳細情報が表示されます。
画面上部の「ホワイトボード（図中⑦）」と書かれたタブをクリックすると、会議の中で書いたホワイトボードが表示されます。ここで編集することもできるので、あとから見てわかりやすいようにコメント等を追記しておきましょう。また、ホワイトボードの画像をダウンロードできます。右上の歯車アイコン（図中⑧）をクリックします。
表示されるメニューから「画像をエクスポート（図中⑨）」を選択すると、ホワイトボードの内容を画像ファイルに変換してダウンロードできるので、議事録等に活用しましょう。
参加者が多い時に便利！「挙手機能」の使い方
Web 会議中に、複数の参加者が同時に発言したため、会話が聞き取れないといったことがあります。会議室などで行う会議では、誰と誰が発言しているのか分かり、お互いに譲り合ったり、司会者が指名して発言の順番を決めたりできますが、Web 会議では統制が難しくなります。そこで便利な機能が挙手機能です。この機能は発言意思を示すため、画面上で手を挙げる機能です。司会者が指名するなどして発言の順番を決めましょう。
Teams 会議中の画面で「手を挙げる（図中①）」と吹き出しがでるアイコンをクリックすると、自分のサムネイル上に手を上げたアイコン（図中②）が表示されます。
他の参加者の画面では、上部に、手を上げたアイコンと名前（図中③）が表示されます。
また「参加者を表示（図中④）」と吹き出しがでるアイコンにも、赤丸の数字が表示されて通知されます。アイコンをクリックすると、右側に表示される参加者一覧（図中⑤）で挙手をした人がわかります。大人数の会議で司会進行する人は、参加者一覧をあらかじめ表示しておきましょう。
特定の参加者を常に表示「固定表示機能」と「スポットライト機能」の使い方
固定表示機能
Teams の Web 会議では、話をしている人が自動的に画面に表示されます。会議の形態によりますが、大人数が参加するディスカッションのような場合、複数の人が話をする度に、画面が切り替わります。この切り替わりが煩わしい時に、中心的な発言者を常に表示させることができます。
Teams 会議中の画面で、常に表示させたい参加者のサムネイルを右クリックします。表示されるメニューから「固定（図中①）」をクリックすると、指定した人が常に表示されます。この固定表示機能は、最大 4 人まで設定出来ます。ただし、Web アプリ版では 1 人しか設定できません。
固定表示設定を解除したい場合は、サムネイルを右クリックします。表示されるメニューから「固定表示を解除（図中②）」をクリックすると解除されます。
スポットライト機能
また、Teams では、オンラインセミナーなどで発表者を固定して表示できるスポットライト機能があります。固定表示機能と似ていますが、固定表示機能は、参加者が個人ごとに設定する機能です。それに対してスポットライト機能は、指定した人を、参加者全員の画面で固定表示させることができます。ただし、この設定ができるのは、会議の主催者のみです。
Teams 会議中の画面で、固定表示させたい参加者のサムネイルを右クリックします。表示されるメニューから「スポットライトを設定する（図中①）」をクリックします。
ポップアップ画面で「すべてのユーザーにスポットライトを設定しますか？」というメッセージが表示されるので、問題無ければ、「スポットライトを設定する（図中②）」をクリックすると、指定した人が、参加者全員の画面で常に表示されます。
同じ場所に一緒にいるイメージで表示！「Together モード機能」の使い方
Teams では、複数の参加者を画面分割して表示しますが、Together モードは、同じ場所に一緒にいるイメージで表示されます。
Teams 会議中の画面で「その他の操作（図中①）」と吹き出しがでるアイコンをクリックします。表示されるメニューから「Together モード（図中②）」をクリックすると、講堂に並んでいるようなイメージに切り替わります。このモードは、設定した人のみに反映されるため、他の参加者には影響しません。
また、画面左下にある「シーンの変更（図中③）」をクリックすると、ポップアップ画面で「シーンを選択する（図中④）」という画面が表示されます。好きなシーンを選択して、「適用（図中⑤）」と書かれたボタンをクリックすると背景が切り替わります。このシーンの選択は、Together モードを使用しているすべてのユーザーに適用されます。
表示を元にもどしたい場合は、Teams 会議中の画面で「その他の操作（図中⑥）」と吹き出しがでるアイコンをクリックします。表示されるメニューから「ギャラリー（図中⑦）」をクリックすると元に戻ります。
まとめ
私たち SGプラス 株式会社の会議はほぼ 100％ を Web で実施しています。今では多くの企業が Web 会議を導入しており、様々な場所やメンバーで実施されています。報告会議であれば共有画面を見てるだけでも良いのですがディスカッションをする場であった場合、ただ共有画面を見てるだけではもどかしくなります。共有画面の内容を自分で操作して確認したり、時にはホワイトボードを使って説明したいシチュエーションもあるかもしれません、そんなときに「知っておくとかっこよくて便利」な操作をまとめてみました。特に「同じ場所に一緒にいるイメージで表示しよう」は一度は使用して頂きたい機能です。
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