Teams の基本機能の 1 つに、社内の会議室とリモートワークの人とをつないで会議をしたり、社外の取引先の人と別々の場所で会議をしたりすることができる「Web 会議」があります。
Web 会議の登録方法だけでも3 パターンあり、 Teams カレンダーから登録する方法、Outlook から登録する方法、Teams のチームから登録する方法があります。ここでは、Web 会議の「登録」「参加」「実施」「記録」の４ステップの内の登録方法について詳しく説明します。
●この記事の目次
まず、最初に Teams カレンダーから登録する方法をご紹介します。
カレンダーから Web 会議を登録する場合、左のメニューにある「カレンダー」を選択すると、カレンダー画面が表示されます。会議の開始時間から終了時間までをドラッグ（図中①）すると予約画面が表示されます。
予約画面が表示されたら、「タイトルを追加（図中②）」と表示されている部分に会議名を入力します。次に参加者の登録を行います。「必須参加者を追加（図中③）」と表示されている部分に参加者を入力します。組織内のメンバーの場合は、名前やメールアドレスの一部を入力すると、入力欄の下に候補（図中④）が表示されるので選択します。
組織外のメンバーの場合は、メールアドレスを入力します。メールアドレスが間違えている場合は、「該当する結果が見つかりません。（図中⑤）」と表示されるので、アドレスを確認してください。この例では余分なスペース（図中⑥）が入っているため、エラーが出ています。
スペースを削除して、正しいメールアドレスが入力されている場合は「招待（図中⑦）」と表示されます。また、必須ではない参加者がいる場合は「任意」というリンク（図中⑧）をクリックしてください。
「任意出席者を追加（図中⑨）」と表示されている部分に参加者を入力すると登録されます。参加者の登録を行うときに、スケジュールアシスタント機能を使うと組織内の参加者のスケジュールを確認しながら登録することができます。上に表示されるタブから「スケジュールアシスタント（図中⑩）」を選択します。
左に参加者の一覧が表示されるのですが、ここで参加者（図中⑪）を追加することもできます。
一番上の列に「すべての出席者（図中⑫）」のスケジュールが表示されます。薄紫の箇所（図中⑬）が、誰かの予定が入っている時間になります。13 時～ 14 時は、鈴木さんに予定があるため、すべての参加者のスケジュールが空いている 14 時～ 15 時に変更します。
変更は画面上部の時間（図中⑭）でも変更できますし、指定している時間のところに表示される枠（図中⑮）をドラックアンドドロップして移動することができます。時間が確定したら上に表示されるタブから「詳細（図中⑯）」を選択すると元の画面に戻ることができます。
また、この会議を繰り返し設定することができます。
「毎週平日」「毎日」「毎週」「毎月」「毎年」の 5 種類（図中⑰）から選択すると、登録しようとしている日時を基準に、自動的に設定されます。
例えば、「毎週」を選択すると「2021 年 6 月 25 日から金曜日ごとに開催（図中⑱）」と登録されます。
「毎月」を選択すると「2021 年 6 月 25 日から毎月最終金曜日に開催（図中⑲）」と登録されます。
登録した後に開催ルールを変更したいときは、「ユーザー設定（図中⑳）」を選択すると、ポップアップが表示され、条件設定を変更できます。
ここでは第 4 金曜日（図中㉑）に変更して、「終了（図中㉒）」の予定を 9 月 30 日に変更して、保存ボタン（図中㉓）をクリックします。
そうすると画面の表示が「2021 年 6 月 25 日から 2021 年 9 月 30 日まで毎月第 4 金曜日に開催（図中㉔）」と変更されます。
次に「この新しい会議の詳細を入力します（図中㉕）」と表示されている部分に会議招待のメッセージを入力します。このメッセージがメールでも送信されるため、メールと同様の文章で入力します。すべての入力が完了したら、右上の送信ボタン（図中㉖）をクリックすると、Web会議の登録が完了します。
登録が完了すると、指定した時間（図中㉗）にスケジュールが登録されます。
次に、Outlook から登録する方法をご紹介します。
Outlook から登録する場合、画面左下にあるカレンダーアイコン（図中①）を選択すると、カレンダー画面が表示されます。会議の開始時間から終了時間（図中②）までをドラッグして、画面上部のリボンメニューから新しい Teams 会議アイコン（図中③）をクリックすると予約画面が表示されます。
予約画面が表示されたら、「タイトル（図中④）」と表示されている部分に会議名を入力します。次に参加者の登録を行います。「必須（図中⑤）」と表示されている部分に参加者を入力します。
組織内のメンバーの場合は、名前やメールアドレスの一部を入力すると、入力欄の下に候補（図中⑥）が表示されるので選択します。
組織外のメンバーの場合は、メールアドレス（図中⑦）を入力します。また、必須ではない参加者がいる場合は「任意（図中⑧）」と表示されている部分に参加者を入力します。
Outlook で登録する場合も Teams カレンダーから登録するときと同様にスケジュールアシスタント機能を使うことができます。上に表示されるタブから「スケジュールアシスタント（図中⑨）」を選択します。
この画面上で参加者を追加したり、参加者のスケジュールを確認しながらスケジュール調整することができます。時間が確定したら、上に表示されるタブから「会議（図中⑩）」を選択すると、元の画面に戻ることができます。
また、Outlook からも会議の繰り返し設定をすることができます。
「定期的な予定にする」というリンク（図中⑪）をクリックするとポップアップ画面が表示されます。
パターンの設定（図中⑫）で「日」「週」「月」「年」で切り替えると、繰り返しの間隔や指定日、指定曜日を設定することができます。期間欄（図中⑬）では、繰り返しの会議を「いつまで続けるか」という設定を行うことができます。終了日で日付を指定して設定を行うか、「反復回数」で回数を指定して設定を行うかを選択できます。
次にこの招待メールの本文（図中⑭）ですが、メールと同様の文章で入力します。
あとはメールを送信するだけですが、その前にメールの形式を確認してください。上に表示されるタブから書式設定タブ（図中⑮）を選択します。メールの形式が「テキスト形式（図中⑯）」になっている場合、会議参加のリンクが無効となります。会議の招待メールを送ってもリンクが無効になっているため、会議に参加できないという事がないように、「形式」を HTML 形式（図中⑰）に変更します。すべての入力が完了したら、左上の送信ボタン（図中⑱）をクリックすると Web 会議の登録が完了します。
登録が完了すると、指定した時間（図中⑲）にスケジュールが登録されます。
会議の登録をするたびに、メールの形式を変更するのが面倒な場合は、デフォルト設定を変更することができます。まず、画面上部のメニューから「ファイル（図中⑳）」を選択します。
次に画面左下の「オプション（図中㉑）」を選択します。
次にポップアップされる画面の左メニューから「メール（図中㉒）」を選択します。「次の形式でメッセージを作成する」と記載された右のリストから「HTML 形式（図中㉓）」を選択します。次に OK ボタン（図中㉔）をクリックすれば設定完了です。
この設定をしておけば、メールの形式が自動的に「HTML 形式」になるため、「メールの形式」を変更する必要がなくなります。
最後に、Teams の「チームから登録する方法」をご紹介します。
Microsoft Teams は、Web 会議をチャネルに紐づけて登録することができます。
例えば、部門の中の会議体をチャネルと紐づけて登録することによって、会議体の資料や議事録等をチャネルに参加しているメンバーに共有することが可能になります。
ここでは、営業部全員が参加する部門運営会議を登録してみましょう。
左メニューから「チーム」を選択し、会議体を設定したい「チャネル（図中①）」をクリックします。右上の［会議（図中②）］の横にある下矢印を選択すると表示されるメニューから「会議をスケジュール（図中③）」を選択します。
タイトルや出席者、会議詳細は「Teams カレンダーから登録する方法」と同様です。違う点は「チャネル情報（図中④）」が予めはいっている点です。会議情報入力後に、送信ボタン（図中⑤）をクリックすると会議通知が送信されます。
会議通知は、参加者にメールで通知され、カレンダーに登録されます。同時に、チャネルにも通知されます。会議終了後に会議メモや会議録画もチャネルで公開されるため、参加者以外のチャネルメンバーに情報が共有されます。また、会議の資料や議事録等を同じチャネルのファイルに保存することをお勧めします。
ファイルタブの中に、会議体ごとのフォルダを作成して、その配下に開催された会議ごとのフォルダを作成しましょう。このフォルダに会議資料を保存することによって、チャネルのメンバーに簡単に共有することが可能です。
会議が設定されると、参加メンバーに画面のようなメールが送信されます。右上のアイコンで会議参加の可否を「承諾（図中①）」「仮の予定（図中②）」「辞退（図中③）」「新しい日時を指定（図中④）」から選択して、会議の開催者へ回答しましょう。
出席できる場合は、「承諾（図中⑤）」を選択します。承諾アイコンの横にある下矢印を選択すると「コメントをつけて返信する」「すぐに返信する」「返信しない」の 3 つの回答方法（図中⑥）から選択することができます。
出席できるかどうかわからない場合は、「仮の予定（図中⑦）」、出席できない場合は「辞退（図中⑧）」を選択して、回答しましょう。
また、指定された時間と別の時間を提案したい場合、新しい日時を指定アイコン（図中⑨）の横にある下矢印を選択すると「仮承諾して別の日時を指定」「辞退して別の日時を指定」の 2 つの回答方法（図中⑩）から選択することができます。2 つの回答方法からいずれかを選択すると、ポップアップ画面が表示されます。
この画面に表示される他のメンバーの予定を確認しながら、開催者へ新しい時間（図中⑪）を提案することができます。
ただし、返信は開催者のみになるため、チームで会議を設定されている場合は、チャットなどで他のメンバーとコミュニケーションが必要になります。また、この提案に対して、開催者は「承諾」または「辞退」をすることもできます。
Teams からも会議の参加の可否を回答する事ができます。
カレンダーを表示して「設定された会議（図中⑫）」をクリックします。表示される会議情報画面から、「出欠確認（図中⑬）」の横にある下矢印を選択すると表示される「承諾」「仮承諾」「辞退」（図中⑭）から選択して回答すると、開催者へメールが送信されます。また、「設定された会議」をダブルクリックすると表示される「会議の詳細情報」から回答することも可能です。
「出欠確認（図中⑮）」の横にある下矢印を選択すると表示される「承諾」「仮承諾」「辞退」（図中⑯）から選択して回答すると、開催者へメールが送信されます。また必要に応じてメッセージの追加（図中⑰）も可能です。また、メンバーから回答が送信されると会議の詳細情報画面の「出欠確認（図中⑱）」でメンバー全員の回答状況を確認することができます。ここは開催者だけでなく、アサインされたメンバー全員が確認することができます。
会議を設定しても、参加メンバーの都合や会議室の空き状況などによって、予定変更をする場合が発生します。そんな場合でも Teams は簡単にスケジュールを変更することが可能です。
会議内容を変更したい場合、カレンダーを表示して設定された会議（図中①）をクリックします。表示される会議情報画面から、「編集（図中②）」をクリックします。
会議の詳細画面が表示されるので、予定時間の変更や、メンバーの追加など、変更箇所を編集します。次に、画面の右上にある「変更内容の送信（図中③）」をクリックするとメンバーへ変更内容を通知するメールが送信されます。
メンバーは、変更内容を通知するメールの変更箇所（図中④）を確認して、右上のアイコンで会議参加の可否を「承諾」「仮の予定」「辞退」「新しい日時を指定」（図中⑤）から選択して、開催者へ回答しましょう。
会議をキャンセルしたい場合は「会議の取り消し（図中⑥）」をクリックします。
ポップアップで表示される画面にメッセージ（図中⑦）を入力して、会議の取り消しボタン（図中⑧）をクリックするとメンバーへキャンセルのメールが送信されます。
Teams のカレンダーと、Outlook の予定表は同期されているため、Outlook からでも予定を変更することが可能です。Outlook の予定表画面から変更したい予定（図中⑨）をダブルクリックします。
会議の詳細画面が表示されるので、予定時間の変更や、メンバーの追加など、変更箇所を編集します。次に画面の左上にある「変更内容を送信ボタン（図中⑩）」をクリックするとメンバーへ変更内容を通知するメールが送信されます。
また、メンバーへ送信する必要がない誤字脱字程度の修正の場合は、編集後に、画面右上の「×（バツ）（図中⑪）」をクリックします。ポップアップで表示される画面から「変更内容を保存するが送信しない（図中⑫）」を選択すると、メンバーへ変更内容を通知するメールが送信されずに、内容のみ上書き保存されます。
また、会議をキャンセルしたい場合は、リボンメニューから「会議のキャンセル（図中⑬）」をクリックします。
会議のキャンセルを伝えるメッセージを入力したうえで、「キャンセル通知を送信ボタン（図中⑭）」をクリックするとメンバーへ会議のキャンセルを通知するメールが送信されます。
今回は、Web 会議の登録方法を紹介させて頂きました。
Web 会議は「いつでも」「どこでも」会議の開催や参加ができるため利便性が良く 新しい会議の形として定着しました。Web 会議と言うと少々大げさに聞こえますが、基本は Web を利用したコミュニケーションツールの一つであり会社や仲間との時間を作る（登録する）方法は、ぜひ覚えておきたい機能です。
「Microsoft 365 は利用しているけど office 関連が多く、他の機能はあまり知らない」「もっと使い易くする方法がわからない」などの問題に直面している企業様は、ぜひ当社へ問い合わせください。Microsoft 365 に精通したコンサルタントが丁寧にご説明させていただきます。
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