Teams は、オンライン会議やビジネスチャットなどができますが、ファイル管理も備わっており、チームやメンバーに共有することも可能です。ファイルの保管場所やダウンロード方法、削除したファイルの復元方法などを知ることにより Teams がより使いやすくなります。
本記事では、基本的なファイルを管理する方法についてご説明します。
●この記事の目次
- Teams のファイル管理について
- ファイルのアップロード方法
- ファイルのダウンロード方法
- 不要なファイルを削除する方法
- 削除したファイルを復元する方法
- チームやメンバーにファイルを共有する方法
- まとめ
Teams のファイル管理について
チャネルにファイルを投稿していくと、他の投稿内容に埋もれてしまい探しにくくなります。
ここでは投稿したファイルがどこに保管されるのかをご説明します。
チャネルAで投稿したファイル（図中①）は、チャネルAのファイルタブ（図中②）から確認できます。またチャネルで投稿したファイルは、チームの SharePoint サイト（図中③）に保管されます。
実はチームを作成したときに自動的にチームの SharePoint サイトが生成されます。
そのドキュメントの中にチャネル別のフォルダーが自動生成され、チャネルAで投稿したファイルは、フォルダーA（図中④）に保管されます。チャネルBで投稿したファイルは、チャネルBのファイルタブから確認でき、チームの SharePoint サイトにあるフォルダーBに保管されます。チャネルCで投稿したファイルも同様です。
では実際の画面で見てみましょう。
この例では、営業一課のチームの中にある「一般」というチャネルの中で座席表ファイルが投稿されています。画面上部の「ファイル」と書かれたタブ（図中⑤）を、クリックすると投稿したファイルと同じファイルを確認することができます。また画面上部の「SharePoint で開く」と書かれたアイコン（図中⑥）をクリックすると、部門一課チームの SharePoint サイトが開きます。ここでも投稿したファイルと同じファイルを確認することができます。
画面上部のパンくずリストを見ると、ドキュメントの下の「General」というフォルダー（図中⑦）の中にいることが確認できます。このようにチームを作成した際に自動生成される「一般」というチャネルのファイルは、「General」というフォルダーに保管されます。
また「ドキュメント」と書かれたリンク（図中⑧）をクリックし、1つ上の階層に移動してみます。
チームの中のチャネル（図中⑨）と見比べるとわかりやすいですが、チャネルと同じ名前のフォルダー（図中⑩）が表示されます。このようにチャネルで投稿したファイルは、チームの SharePoint サイトにあるフォルダーに保管される仕組みになっています。
ファイルのアップロード方法
チャネルでファイルをアップロードする方法について説明します。
画面の左メニューから「チーム」を選択し、ファイルをアップロードしたい「チャネル（図中①）」を選択します。画面上部の「ファイル」と書かれたタブ（図中②）を、クリックします。
アップロードしたいファイル（図中③）を選択して、ファイルタブ画面の上にドラッグすると、「コピー」と表示（図中④）されます。その状態でドロップするとファイルがアップロードされます。
ファイルのダウンロード方法
共有されたファイルをパソコンにダウンロードすることができます。
画面の左メニューから「チーム」を選択し、ファイルをアップロードしたい「チャネル（図中①）」を選択します。画面上部の「ファイル」と書かれたタブ（図中②）を、クリックします。
ダウンロードしたいファイルにマウスカーソルをあわせると、右に表示される「アクションの表示」と表示されるアイコン「・・・」（図中③）をクリックします。表示されるメニューから「ダウンロード（図中④）」を選択すると、ファイルがダウンロードされます。
次に、複数のファイルを同時にダウンロードする方法を説明します。
ダウンロードしたいファイルの左をクリックするとチェックマーク（図中⑤）がつき、ファイルが選択できます。ダウンロードしたいファイルをすべて選択したら、画面上部のメニューバーに表示される、「ダウンロード」と書かれたアイコン（図中⑥）をクリックすると、ファイルがzip形式でダウンロードされます。
不要なファイルを削除する方法
ファイルを共有する際に、誤ってアップロードしたファイルや不要になったファイルを削除することができます。
画面の左メニューから「チーム」を選択し、ファイルをアップロードしたい「チャネル（図中①）」を選択します。画面上部の「ファイル」と書かれたタブ（図中②）を、クリックします。
削除したいファイルにマウスカーソルをあわせると、右に表示される「アクションの表示」と表示されるアイコン「・・・」（図中③）をクリックします。表示されるメニューから「削除（図中④）」を選択します。
ポップアップ画面で「削除しますか？」というメッセージが表示されるので、削除する場合は「削除する」と書かれたボタン（図中⑤）をクリックすると、ファイルが削除されます。
削除したファイルを復元する方法
誤って削除したファイルやフォルダーは、チームの SharePoint サイトから復元できます。
画面の左メニューから「チーム」を選択し、ファイルを復元したい「チャネル（図中①）」を選択します。画面上部の「ファイル」と書かれたタブ（図中②）を、クリックします。画面上部のメニューバーに表示される、「SharePoint で開く」と書かれたアイコン（図中③）をクリックすると、ブラウザが起動し、ファイルが保存されている SharePoint のサイトが開きます。
左のナビゲーションから「ごみ箱」と書かれたリンク（図中④）をクリックすると、削除したファイルの一覧が表示されます。
復元したいファイルの左をクリックするとチェックマーク（図中⑤）がつき、ファイルが選択できます。復元したいファイルをすべて選択したら、画面上部のメニューバーに表示される、「復元」と書かれたアイコン（図中⑥）をクリックすると、復元されます。
チームやメンバーにファイルを共有する方法
ファイルの場所を知らせたい時に、ファイルのリンクを取得して、相手に伝える事ができます。
画面の左メニューから「チーム」を選択し、ファイルのリンクを取得したい「チャネル（図中①）」を選択します。画面上部の「ファイル」と書かれたタブ（図中②）を、クリックします。
ファイルのリンクを取得したいファイルにマウスカーソルをあわせると、右に表示される「アクションの表示」と表示されるアイコン「・・・」（図中③）をクリックします。表示されるメニューから「リンクをコピー（図中④）」を選択します。
「リンクを取得」というタイトルの画面から「コピー」と書かれたボタン（図中⑤）をクリックします。コピーしたアドレスを、伝えたい人にチャットやメール等で連絡します。
まとめ
Teams のチャットでファイルの再送を依頼されたことはありませんか？これもよくある事例です。
ファイルをチャット本文へドラッグして貼り付けし送付した場合などに、ファイルの保管先を理解していないために起きる事例です。Teams はチャット機能の他にファイル管理機能も備えており、一度添付したファイルは Teams や Sharepoint に保管され、アップロードやダウンロード、誤って削除したファイルの復元など簡単に行うことができます。そして定期的なファイル管理を行うことで、さらに安心安全な運用が可能なアプリケーションです。
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