【基礎編】Microsoft Planner の使い方と活用事例をご紹介！

Planner は、以下のような利用シーンで活用することができます。

部門のタスク管理

部門内のタスクをメンバーで割り振り、タスクの進捗管理を行うことができます。またどのメンバーに負荷がかかっているかが一目でわかるため、負荷の分散を行うことも可能です。​​​​​​​

プロジェクト管理

プロジェクト管理を行うためには、タスクを洗い出し、進捗を把握し、必要に応じてタスクを修正することが必要です。Planner は、カンバン形式やガントチャート、グラフといった様々なビューやフィルタ機能によりプロジェクトの見える化を行うことができます​​​​​​

お問い合わせ対応

管理部門が社内から受けたお問い合わせや営業部門やサポート部門が社外から受けたお問い合わせに対して、迅速に、漏れなく回答することはとても重要です。Forms で受け付けたお問い合わせを Power Automate で Planner に自動で連携し、お問い合わせ管理を行うことができます。

3種類の管理画面（ビュー）

Planner は、カンバン形式の管理ができるボード、ガントチャート形式の管理ができるスケジュール、タスクの状況がわかるグラフの3種類のビューがあります。

ボード

ボードは、進行状況を開始前（図中①）、進行中（図中②）、完了済み（図中③）に分類し、カード形式のタスクを表示することができます。また表示は、進行状況の他に、バケット（図中④）、担当者（図中⑤）、期限（図中⑥）、ラベル（図中⑦）、優先度で切り替えることができます。 

スケジュール

スケジュールは、ガントチャート形式でタスクを表示することができます。週単位（図中⑧）、月単位（図中⑨）で画面を切り替えることができ、タスクの進捗状況が一目でわかります。またスケジュールを決定していないタスク（図中⑩）がピックアップされるため、カレンダーを見ながら直感的にスケジューリングすることができます。

見出し

グラフは、進行状況（図中⑪）やバケット（図中⑫）、優先度（図中⑬）、メンバー（図中⑭）の4種類のグラフが表示され、タスクの全体状況が一目でわかります。

まとめ

今回は、Planner の基本機能、具体的な使い方の例をご紹介しました。
Planner はタスクの作成、割り当て、管理、追跡、および共有を簡単に行えるプロジェクト管理アプリケーションですがほかのアプリケーションと連携するとさらに使いやすくなります。例えば Teams ではチームに Planner を追加すればメンバーそれぞれが ToDo アプリを使わなくても Teams 上で進捗管理することができ、管理者は一目で進捗状況の把握が出来るようになります。さらに状況をグラフ化することができるので資料作成にも役立つツールなのではないでしょうか？

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